経理の課題を明確化!チェックリストを活用して業務を効率化しよう
経理の業務は多岐にわたり、全体像を把握するのが容易ではありません。そのため課題の明確化がなかなか難しく、対応が後回しになりがちです。
そこで本記事では、下記の内容を紹介します。
- あなたの経理業務負担度をチェックリストで診断!【18項目】
- 【チェック数別】経理の業務負担を改善する方法
- 経理の業務負担を軽減すべき理由
本記事のチェックリストを活用して、経理業務の課題の明確化と改善にお役立てください。
目次[非表示]
あなたの経理業務負担度をチェックリストで診断!【18項目】
下記は、日々の経理業務の負担を客観的に評価する18項目のチェックリストです。当てはまる項目にチェックを入れ、現在の負担度を確認してみましょう。
カテゴリ |
チェック項目 |
チェック |
人的リソース・体制 |
業務中にほとんど休憩を取る余裕がない |
□ |
繁忙期には恒常的な残業が発生する |
□ |
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代替要員がおらず、常に出勤が必須となっている |
□ |
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経理の実務経験者が自分以外にいない |
□ |
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自分が休暇を取得すると業務が完全に停滞してしまう |
□ |
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問題が発生した際はすべて一人で解決しなければならない |
□ |
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業務上の悩みや問題を相談できる相手がいない |
□ |
|
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他部署から頻繁に相談や依頼が入り、本来の経理業務に集中できない |
□ |
経理以外の総務や人事などの業務も兼務している |
□ |
|
専門外の業務もこなさなければならない状況がある |
□ |
|
担当業務が多岐にわたり、専門性を深められない |
□ |
|
請求書の処理が月50枚以上あり、手作業での入力に時間がかかる |
□ |
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業務精度 |
業務の繁忙さから細かいミスを見落としやすい状態にある |
□ |
申請内容の不備が多く、チェックと差し戻し対応に時間がかかる |
□ |
|
システム・プロセス |
月次決算の作業に5営業日以上を要している |
□ |
証憑類が経理部門に届くまでに1週間以上かかることがある |
□ |
|
マニュアルが整備されておらず、属人的な判断に頼ることが多い |
□ |
|
稟議などの承認プロセスが紙ベースで、ハンコ収集に時間がかかる |
□ |
次章では、チェックの数に応じた対策方法を紹介します。
【チェック数別】経理の業務負担を改善する方法
チェックリストで判明した課題数に応じて、最適な改善方法をご紹介します。状況に合わせた対策を講じることで、効率的な経理体制の構築が可能です。
クリックすると各章に飛べるので、当てはまった「チェック数」に応じて読み進めてみてください。
チェックが3つ以下の場合
経理業務の基本的な効率化が進んでいる状態です。
ただし、今後の事業拡大や制度変更に備え、さらなる改善の余地を探ることをおすすめします。
定期的な経理業務フローの見直しを行い、新しいツールや手法の導入を検討しましょう。具体的には、AIを活用した経理システムの導入や、クラウド会計ソフトの機能アップデートの確認が効果的です。
また、他社の経理部門の取り組みを参考に、ベストプラクティス(最も優れている手法)を取り入れることで、より強固な経理体制を築けます。
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チェックが4~6つの場合
業務負担が徐々に増加している警戒すべき状態です。この段階で適切な対策を講じることで、より深刻な問題への発展を防げます。
まず、チェックが付いた項目を業務カテゴリごとに整理し、優先順位を付けて対応していきましょう。
早期に効果が見込める対策としては、経費精算システムの導入による申請・承認フローの電子化や、AI-OCRによる請求書処理の自動化があります。
また、経理業務のアウトソーシングや税理士などの外部専門家との連携を強化することで、専門的な判断が必要な業務の負担軽減が可能です。
当サイトでは、経理業務の効率化に向けた具体的なステップや、導入事例をまとめた資料を豊富にご用意しています。無料でダウンロードできますので、ご興味のあるものをクリックしてご確認ください。
チェックが7つ以上ある場合
業務負担が危険な水準に達しており、早急な改善が必要な状態です。
このまま放置すると、担当者の健康被害やミスの増加など、重大な問題につながるおそれがあります。
まずは、最も負担が大きい業務から優先的に改善を進めましょう。具体的な対策として、経理業務のアウトソーシングや、電子帳簿保存法対応の文書管理システムの導入が効果的です。
また経理担当者の増員や、業務マニュアルの整備による知識の共有化も検討すべきです。
さらに、チームメンバー全員で定期的なミーティングを行い、課題の共有と解決策の検討を行うことで、持続可能な経理体制を構築できます。
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経理の業務負担を軽減すべき5つの理由
経理の業務負担を軽減すべき理由を、5つ紹介します。
経理業務の負担軽減は、単なる業務効率化だけでなく、企業経営全体に大きなメリットをもたらしますので、ぜひ読み進めてみてください。
理由1.ミスやトラブルが軽減できる
経理の業務負担が重いと、慢性的な時間不足から確認作業が疎かになり、ケアレスミスが発生することも少なくありません。一方で、適度な体制が構築できている状態は、入力内容の二重チェックや証憑との照合に十分な時間を確保できます。
普段から自動化ツールなどを活用し、効率的な業務体制がとれていれば、決算時期や税務申告時期などの繁忙期においても、落ち着いて業務を進められるため、重大なミスの軽減につながります。
また、不正や不適切な会計処理の早期発見にもつながり、企業のコンプライアンス体制の強化に貢献します。
理由2.業務の属人化を防げる
経理担当者が常に多忙を極めていると、業務手順の文書化やマニュアル作成の時間が確保できません。重要な知識やノウハウが特定の個人に集中する属人化の原因になってしまいます。
手順書の整備や後進の育成に時間を割き、業務負担を適切な水準に保つことが重要です。担当者の急な欠勤や退職時にも、他のメンバーが円滑に業務を引き継げるようになります。
また、チーム全体での知識共有が進むことで、より強固な経理体制の構築が可能です。
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理由3.コア業務に時間を割ける
日常的な経理業務の負担が軽減されることで、経営分析や財務戦略の立案など、より付加価値の高い業務に注力できるようになります。
例えば、下記のようなメリットが見込めます。
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また、新しい会計基準や税制改正への対応、業務改善プロジェクトの推進など、中長期的な視点での取り組みにも時間を確保できます。
理由4.残業を減らせる
経理部門は月次決算や年度末決算などの繁忙期に、長時間労働になりがちです。業務負担の軽減により、繁盛期でも適切な労働時間の管理が期待できます。
従業員の健康管理やワークライフバランスの改善をするためには、残業の削減は欠かせません。残業時間を削減できると、次のように多くのメリットが得られます。
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理由5.迅速な経営判断が可能になる
経理業務の効率化により、月次決算の早期化や経営レポートの迅速な提出が期待できます。これにより迅速な経営判断がしやすくなり、次のようなメリットが得られます。
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経理業務の効率化については下記の記事でまとめているので「今より少しでも改善したい」と考えている方はぜひご覧ください。
経理業務の効率化には「楽々クラウド決済サービス」がおすすめ
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定期的にチェックリストを見直して経理業務の効率化を図ろう
本記事では、経理業務負担度をチェックリストで診断できる内容をご紹介しました。
思っていたよりもチェックがついてしまい、焦っている方もいるかもしれません。しかしながら、一気にすべてを改善するのは難しいものです。
「全体の業務フローを一度見直してみる」「一部の業務をアウトソーシングしてみる」など、少しずつできることから改善していきましょう。
なお、経理業務を効率化するなら、料金回収の部分を代行してくれるサービスに任せるのもひとつの手です。
例えば、NTTファイナンスの「回収代行サービス」は、30種類以上の決済手段を提供できる決済代行サービスです。請求情報を作成するだけで、NTTファイナンスがエンドユーザーへ請求を行うため、請求書の作成や郵送などの業務負担を大幅に軽減します。
また収納状況は管理画面上でリアルタイムに見られるため、入金確認の簡略化が見込めます。
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