請求書の再発行でもっとも注意すべきなのは、訂正をしないことです。なぜなら、請求書の訂正は改ざんと捉えられるおそれがあるからです。

改ざん防止目的も兼ねて、正しく作成したものを再発行して送付しましょう。なお、記事の後半では「請求書の再発行で気をつける3つのポイント」を解説します。

また、請求書のペーパーレス化を進めると、もしミスによる再発行が必要な場合でも迅速な対応が可能です。

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ステップ3.再発防止策を練る

請求書の再発行が完了したら、すぐに再発防止策を練りましょう。

ミスが起きてしまった箇所はもちろん、間違えやすい項目を洗い出して重点的に対策することも大切です。

もし取引先への謝罪の際に再発防止策を伝えられなかった場合、練り終えたら必ず報告しましょう。

次章では、請求書で間違いが多い項目を6つ紹介します。事前に知っておくとミスを防げる可能性を高められるため、ぜひ参考にしてみてください。

「失敗しない請求書の書き方や作り方を知りたい」とお考えの方もいるのではないでしょうか。

下記の記事では、請求書の書き方を記載例付きで紹介していますので、ぜひあわせてご覧ください。

失敗しない請求書の書き方・作り方｜記載例付きで完全ガイド！請求書の書き方・作り方に悩んでいる方必見！本記事では、請求書の書き方を記載例付きで紹介しています。請求書の作成前に準備しておきたいものや取引先に確認すべき内容も解説していますので、ぜひ参考にしてください。 NTTファイナンス株式会社

請求書で間違いが多い6つの項目

前述したとおり、請求書で間違いが多い項目は重点的にチェックして対策することが大切です。

下記の表は、請求書で間違いが多い6つの項目とその具体例をまとめたものです。

	請求書で間違いが多い項目	具体例
1	宛名	・別の会社名を記載してしまう・担当者の名前を間違える
2	請求書発行日	・請求月の末日にすべきところを、作成日にしてしまう・単純な数字ミス
3	取引内容	・取引した内容と異なるものを記載してしまう・数量や単価の数字が異なる
4	金額・合計額	・項目ごとの金額や合計額が間違っている・税込で請求すべきところを税抜にしてしまう（逆も同様）
5	振込手数料の所在	・振込手数料を自分が払うはずなのに、取引先持ちにしてしまう ※どちらが振込手数料を負担するか事前に確認しておくことが大切
6	押印もれ	・押印がないまま請求書を送付してしまう ※法律の観点では問題ないが、なるべく避けたい

数字や項目が多く税金などの計算も必要になる請求書は、ミスが発生しやすい書類です。しかし、お金に直接関わるため間違いがあると信用失墜につながります。

上の表で紹介した内容をもとに、「間違いやすい項目」がしっかり記載できているか毎回確認しましょう。

【例文】請求書の間違いを指摘された際の謝罪メールの書き方

本章では、請求書の間違いを指摘された際の「謝罪メールの書き方」を紹介します。

1点注意すべきなのは、例文をそのままメールに記載すると「コピーペーストした文章」と判断され、取引先からの印象が悪くなるおそれがあることです。

そのため、例文をそのまま使用するのではなく、自社の状況にあわせてアレンジしてご活用ください。

【例文】

件名：【◯月分請求書間違いのお詫び】

株式会社〇〇〇〇
□□様

平素より大変お世話になっております。株式会社××××の△△です。

◯月分の請求書につきまして、ご指摘いただいたとおり誤った金額を記載しておりました。

社内チェックの不手際により、多大なご迷惑をおかけしたこと、心より深くお詫び申しあげます。

つきましては、〇月分の請求書を正しい金額にて再発行し、迅速に送付いたします。大変恐れ入りますが、到着までお待ちいただけましたら幸甚でございます。

また、大変お手数ではございますが、お手元の請求書は破棄いただけますと幸いです。

今後につきましては、社内体制の見直しを図り、ダブルチェック体制の構築に努めてまいります。

この度は、私共の不手際でご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願いします。

請求書の再発行で気をつける3つのポイント

請求書の再発行で気をつけるべきポイントを3つ紹介します。

再発行したことを明記する
請求書番号に枝番を振る
必ずダブルチェックをおこなう

ただ再発行するだけではなく、ダブルチェック体制を構築して再発を防ぐことがポイントです。

ポイント1.再発行したことを明記する

再発行した請求書だとわかるように、タイトルや件名に【再発行】と入れましょう。もし紙で送付する場合、「再発行」と書かれた印鑑を押しても問題ありません。

再発行した請求書を送る際、古い請求書はシュレッダーなどで破棄してもらうように伝えます。

さらに、「○年○月の請求書の再発行」といった内容を備考欄に記載し、取引先がひと目でわかるようにしておくのがおすすめです。

ポイント2.請求書番号に枝番を振る

毎月送付している請求書には、「請求書番号」が振られているはずです。再発行した際は、番号が被ってしまうのを防ぐために、元の請求書番号に枝番を振りましょう。

枝番を振るのは、「間違えた請求書」ではなく「再発行した請求書」です。

▼再発行した請求書に「枝番」を追記する例

ポイント3.必ずダブルチェックをおこなう

一度ミスを起こしている以上、同じ失敗を繰り返すわけにはいきません。

まずは自身で複数回チェックし、ミスの発見率を高めましょう。1回目は見落としていたミスに2回目で気付くこともあります。

また、より精度を高めるために社内の人間、できれば上司にチェックしてもらう体制を整備しましょう。

「別の担当者や上司がチェックしてから請求書を送る」といったルールの作成を強くおすすめします。

請求業務で間違いをなくすための2つの方法

ここからは、請求業務で間違いをなくすための方法を2つ紹介します。

チェック体制・業務フローを改善する
請求業務を効率化できるサービスを導入する

まずは自社でできる対策から着手し、より効率化を求めるならサービス導入を検討する流れがおすすめです。

方法1.チェック体制・業務フローを改善する

自社におけるミスを減らすために、チェック体制や業務フローを見直しましょう。その際のポイントは、下記のとおりです。

【チェック体制・業務フローを見直す際のポイント】

マニュアルを作成する
社内のメンバーで共有できる「管理シート」を、Excelやスプレッドシートで作成して運用する
請求書送付前にダブルチェックできる体制を整える
請求書業務を外注する

自社内でできることを実施しておけば、「ミスが起きた際の問題の所在」を把握しやすいメリットもあります。

取引先からの信頼を落とさないためにも、できることから一つずつ取り組んでみてください。

なお、業務フローの見直しにあたり、請求書をExcelで管理したいと考えている方は下記の記事がおすすめです。

請求書をExcelで管理する手順を送付側・受領側に分けて紹介していますので、ぜひチェックしてみてください。

【見本あり】請求書をエクセルで管理する方法！手順を送付・受領に分けて紹介「請求書をエクセルで管理するにはどうしたらいい？」このようなお悩みをお持ちの方必見。本記事では、請求書をエクセル管理する具体的な方法を見本と一緒に紹介します。 NTTファイナンス株式会社

方法2.請求業務を効率化できるサービスを導入する

請求業務そのものを効率化できるサービスを導入すれば、間違いを減らせます。

「請求書の自動作成」「送信先管理」「初期催促」など、サービスによってさまざまな部分を自動化・効率化できるのが特徴です。

間違いが起きる原因のほとんどは「ヒューマンエラー」なので、自動化によりミスをなくせるのは大きなメリットです。

コストはかかりますが、ミスの減少や工数削減・取引先からの信用など、費用対効果を考えて導入を検討してみてください。

請求業務を効率化するなら「楽々クラウド決済サービス」がおすすめ

請求書の間違いを指摘されたあと、正しい手順で対応することはもちろんですが、そもそもミスを発生させないようにすることも重要です。

しかし、人の手が関わっている範囲が大きいほど、人的ミス発生のリスクは高まってしまいます。

そこでおすすめなのが、請求業務を自動化・効率化できるサービスの導入です。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」は、請求する料金の計算から回収までの工程を簡単に自動化できます。

事前に請求情報を登録しておけば請求額が自動計算されるため、金額の計算ミスがなくなります。

システム開発不要でコストを抑えた導入ができる「楽々クラウド決済サービス」について、詳しくは下記のボタンからお気軽にサービス資料をダウンロードしてください。

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請求書の間違い（ミス）でよくある4つのQ&A

最後に、請求書の間違い（ミス）でよくある4つの質問に回答します。

請求書の間違いを指摘したい場合はどうすべき？
請求書の提出を失念していた場合はどうすべき？
請求ミスの時効はいつ？
誤請求したときの返金対応方法は？

気になるものがあれば、ぜひ疑問解消にお役立てください。

Q1.請求書の間違いを指摘したい場合はどうすべき？

相手に間違いを指摘する前に、まず自社内のミスがないかを必ず確認しましょう。

取引先のミスだとわかった場合も、強い言葉や口調にならないよう配慮することが大切です。

加えて、請求書の遅れにともない、予定どおり入金できない可能性があることも伝えておきましょう。

Q2.請求書の提出を失念していた場合はどうすべき？

請求書の提出を失念していた場合、まずはその事実を取引先へ迅速に連絡します。その後に請求書を送付し、入金してもらうよう取引先へ依頼しましょう。

なお、請求書の提出が遅れたことにより、入金されるタイミングが遅くなるおそれがある点は注意が必要です。

Q3.請求ミス（誤請求）した場合の時効は？

請求ミス（誤請求）した場合の時効は、ケースごとに異なります。
法令を確認すると時効は5年または10年となっていますが、基本は5年間と覚えておくと良いでしょう。

債権は、次に掲げる場合には、時効によって消滅する。
一　債権者が権利を行使することができることを知った時から5年間行使しないとき。
二　権利を行使することができる時から10年間行使しないとき。

参考：（債権等の消滅時効）第百六十六条｜e-GOV法令検索

Q4.誤請求したときの返金対応方法は？

誤請求してしまったときは、取引先に相談して取引先が希望する方法で返金しましょう。相手に多く払わせてしまっているため、相手に合わせるのが鉄則です。

銀行振込や現金書留以外に、誤請求した分を翌月の請求に繰り越す方法もあります。

請求業務でミスがあると信用問題に関わるため要注意

【本記事のまとめ】

請求書の間違いを指摘された場合、正しい手順を踏んで迅速に対応する
同じミスを繰り返すと信用失墜につながるため、再発防止策を練ることが大切
請求業務の自動化・効率化を進めることで、人的ミス発生のリスクを減らせる

人がおこなう業務では、気を付けていてもミスが発生することがあります。とはいえ、請求業務は「お金」に関わるものであり、信用問題に直結する重要な業務です。

業務フローの改善や効率化できるサービスの導入など、間違いを指摘される前にミス自体を減らす努力をしていきましょう。

下記の記事では、請求業務を効率化するためのポイントや具体的な5つの方法を紹介しています

請求代行サービスの利用メリットや選定ポイントも解説していますので、ぜひチェックしてみてください。

請求業務を効率化する5つの方法！ムダをなくして業績を向上させる秘訣本記事では、請求業務を効率化するためのポイントや具体的な5つの方法を紹介します。請求代行サービスの利用メリットもお伝えしますので、ぜひ参考にしてください。 NTTファイナンス株式会社

【例文付き】請求書の間違いを指摘された場合に取る3手順とミス防止策

【3ステップ】請求書の間違いを指摘された場合の対応手順

ステップ1.誠実に謝罪する

ステップ2.請求書の再発行を迅速におこなう