【決定版】経理ミスの例や対処法は?個人と企業ができる対策を完全ガイド
経理は、その業務の細かさや複雑性から「ミスが発生しやすい部門」です。
ミスをしてしまったら、落ち込んだりミスを隠したくなったりするかもしれません。しかし、重要なことは経理のミスが発生したあとどのように対処するかです。
そこで本記事では、下記の内容を紹介します。
- 【業務別】経理でよくあるミスの例
- 経理ミスの対処法
- 経理ミスを防ぐ方法(個人・企業)
ミスを起こす確率を減らす方法から対処法まで網羅的に解説しているので、ぜひ最後までご一読ください。
>>>「経理ミスの対処法」を早く知りたい方はこちらをタップ<<<
目次[非表示]
【一覧】経理ミスの例は?よくあるミスを業務ごとに紹介
経理のよくあるミスは、「単純な数字の入力ミス」「領収書の紛失」「振込の間違い」などがあります。
よくあるミスの例を業務ごとにまとめましたので、どのようなミスが起こり得るか(リスクヘッジ)のご参考になさってください。
業務 |
ミスの例 |
---|---|
会計処理 |
|
経費精算 |
|
請求 |
|
支払い |
|
経理のミスが起きた際の対処法
経理でミスを起こした場合、迅速な報告をおこなうことが重要です。なぜなら、後手になればなるほど取り返しがつかなくなるからです。
報告の際は、いつ・どの作業で・どのような内容のミスが起きたのかを上司や部署の責任者に伝えましょう。
「再発防止策は一緒に報告しなくていいの?」と思う方もいるかもしれません。再発防止策は後回しでも良いので、まずは素早い報告のほうが圧倒的に大事です。
早めに対処できれば、事が大きくなる前に沈静化できる可能性が高まります。
なかには、「許されないミスをした」「クビになるかも」と考えてしまう方もいるでしょう。しかし、その後に誠実に対処すれば一度のミスで一発退場になることはまずないので、そこまで心配しなくて大丈夫です。
経理ミスの発生で起こり得るリスク
経理ミスの発生で起こり得るリスクは、下記のとおりです。
【経理ミスの発生で起こり得るリスクの例】
|
経理部門はお金のやり取りが絡む業務が多く、ミス発生により資金繰りの悪化や税金の支払い額増加などのリスクがあります。
また、間違った金額の振込みがあると、金額の大小にかかわらず取引先からの信頼低下につながるリスクも潜んでいます。
特に経理の繁忙期は、疲労の蓄積で判断ミスをしたり集中量が低下したりしやすいため、閑散期のうちに対策に取り組むことが大切です。
詳しくは次章で解説するので、ぜひ読み進めてみてください。
経理ミスを防ぐ方法|個人でできること
ここからは、経理ミスを防ぐ方法を「個人」と「企業」に分けて紹介します。まずは、個人でできる3つの対策から見ていきましょう。
方法1.事前準備をおこなう
毎月の給与計算や決算・税務申告など、経理部門の多くは「締切」がわかっている業務です。この「締切」にあわせてできる限り余裕のあるスケジュールを事前に組み、納期に追われづらい状態を作りましょう。
納期に余裕があると心の余裕にもつながるため、ケアレスミスも発生しづらくなります。
なかには「準備にかける時間がもったいない」と考える方もいるかもしれません。しかし、ミスしたときのリカバリーを考えると、準備に時間をかけるほうが結果的に時間の効率化につながります。
なお「経理業務フロー」を作成すると、業務を可視化できてミスの防止につながるのでおすすめです。
下記の記事では、経理業務フローを作成するメリットから作成手順まで網羅的に解説しているので、ぜひご一読ください。
方法2.整理整頓をおこなう
経理部門は多くの書類を扱うこともあり、請求書や領収書などの紛失が起こりがちです。
紛失が起きる主な原因としては、
- 書類をどこに置くか決めていない
- 一時的に置いたものがなくなってしまう
などが挙げられます。
これらを解決する方法として有効なのは、基本に立ち返った整理整頓です。日頃から整理整頓をしておけば、書類の紛失を防げる可能性が高まります。
机に余計なものを置かない、正しくファイリングするなど「どこになにがあるか」を明確にしておきましょう。
方法3.セルフチェックをおこなう
経理業務をおこなったのち、できるものはセルフチェックを実施しましょう。セルフチェックの方法には、次のようなものがあります。
【セルフチェックの方法】
|
自分を守る・仕事の評価アップの観点から、セルフチェックのやり方を事前に上司に相談し、OKをもらっておくのもおすすめです。
経理ミスを防ぐ方法|企業ができること
続いて、企業ができる「経理ミスを防ぐ方法」を5つ紹介します。
個人よりもできることが多いので、取り入れられそうなものから実施してみてください。
方法1.マニュアルを作成する
マニュアルの作成は、企業が真っ先にできることです。
誰が実施しても同じ成果が出るように細かい部分までマニュアルを作りこめば、ミスを防げるうえに「経理業務の属人化」も防げます。
ただし、せっかくマニュアルを作成しても、それを見る習慣やルールが徹底されていないと意味がありません。
すぐにマニュアルを見られるような環境にして、確認したいタイミングで都度閲覧できるようにするのが大事です。
方法2.ダブルチェックできる体制を整える
ミスを防ぐには、ダブルチェックができる体制を整えるのも効果的です。
当然、1人よりも2人の目のほうがミスに気付ける可能性が高まります。人員を割ける場合は、積極的にダブルチェックをおこないましょう。
ただし、2人で実施するがゆえに「自分が気付けなくても大丈夫」とチェックが甘くなると意味がありません。担当者への意識付けも非常に大事になることは覚えておきましょう。
方法3.ペーパーレス化・DX化を進める
紙で請求書などを管理しているなら、ペーパーレス化してしまうのも一つの手です。下記のように、ペーパーレス化をすると多くのメリットが得られます。
【ペーパーレス化するメリットの例】
|
そもそも、ペーパーレス化は紙の使用をなくすことなので、請求書や領収書などの紛失リスクがなくなります。
また、口座と連携しておくと自動でデータを取得してくれるため、金額の入力ミスなども防げます。
何かしらのサービスやシステムを活用すると、ペーパーレス化を一気に進めやすくなりますので、積極的な導入を検討してみてください。
なお、ペーパーレス化を進めるには経理のDX化が欠かせません。そこでNTTファイナンスでは、 経理DXのメリットや進め方がわかる資料を無料で配布しています。
ミスの削減とあわせて、業務効率化やコスト削減なども実現させたい方は、下記のボタンをクリックのうえお気軽に資料をダウンロードしてください。
\働き方改革を実現!経理DXガイドはこちら/
方法4.経理代行サービスを利用する
人手不足や属人化などが原因でミスが発生している場合、経理代行サービスを利用するのもおすすめです。
経理代行サービスは、プロが業務を代行してくれるため自社で実施するよりもミスが発生する確率が低いと言えます。
経理代行サービスの「サービス内容」によっても異なりますが、一般的に経理で必須と言える記帳や給与計算・年末調整などは代行可能です。
経理代行については下記の記事で詳しく解説しているので、詳細を知りたい方はぜひご覧ください。
方法5.効率化できるサービス・ツールを導入する
経理は「定型業務(流れや手順が決まっている業務)」が多いので、自動化しやすい部門と言えます。したがって、自動化・効率化できるサービス・ツールと、とても相性が良いです。
例えば、「請求書管理システム」や「電子帳簿保存システム」などのツールを導入すれば経理業務の自動化につながり、大幅な効率化が期待できます。
これらのツールは、経理DXや経理業務のペーパーレス化を実現したい企業にもおすすめです。下記の記事では、経理業務を効率化する方法を5つ紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。
また、次の章で経理業務を効率化できるおすすめのサービスを紹介するので、ぜひこのまま読み進めてみてください。
経理のミスを減らすなら「法人"ビリングONE"」もおすすめ
「請求書に関するミスだけでも減らしたい」
「請求業務の負担を減らして、経理担当をラクにしてあげたい」
このような悩みを抱えている方におすすめなのが、請求書の関連業務を効率化できるサービスの導入です。
例えば、NTTファイナンスの「法人"ビリングONE"」は、支払い期日が異なる請求書(対象:通信費・公共料金・その他)をNTTファイナンスが一度立て替え、その後にお客さまへ一括請求するサービスです。
複数の拠点ごとにバラバラ届く請求書や、支払い期日が異なる請求書を1枚の電子請求書(紙請求も可)にまとめることで、支払い処理を1回にできます。
従来の請求書開封・保管・支払い作業の負担を軽減できるため、経理業務で起きていたミスを減らすことが可能です。
仕訳処理の自動化もできる「法人"ビリングONE"」の詳細が知りたい方は、下記のボタンをクリックのうえ資料をダウンロードしてください。
\請求書管理・支払いを自動化できる!/
▲初期導入コスト無料で利用可能
事前に対策して経理のミスを減らそう!
【本記事のまとめ】
|
どれだけ気を配って経理業務に取り組んでいても、ミスを0にすることは難しいものです。そこで大事になるのが「ミスが起きたらどう対処するか」「今後ミスをどう防ぐか」です。
本記事で紹介した内容を参考にして、経理ミスの事前対策にお役立てください。
なお、請求・回収業務のミスをなくすなら、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」がおすすめです。
「楽々クラウド決済サービス」は、請求する料金の計算から回収、顧客管理までをワンストップで自動化できるクラウドサービスです。
大規模なシステム構築は不要で、インターネット環境があれば手軽に利用できます。
NTTグループの安心感も好評の「楽々クラウド決済サービス」について、詳細は下記のボタンからサービス資料をダウンロードしてご確認ください。
\定額の自動請求にも対応できる!/