経理業務をペーパーレス化する4つのメリット！注意点・進め方まで完全ガイド

ペーパーレス化とは、紙を使わず文書を電子化して保存・活用することです。紙媒体を多く取り扱う経理業務においても、ペーパーレス化を進める動きは広がっています。

しかし、ペーパーレス化を取り入れたいと考えていても「具体的にどのようなメリット・デメリットがあるの？」「ペーパーレス化する際の注意点は？」など、疑問を抱く方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、経理業務のペーパーレス化にまつわる下記の内容を解説します。

• 経理業務のペーパーレス化の概要
• ペーパーレス化するメリット・デメリット
• ペーパーレス化を進める際のポイント
• 経理業務のペーパーレス化を実現した事例

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経理業務のペーパーレス化とは？

経理業務のペーパーレス化とは、これまで紙で取り扱っていた見積書や請求書、納品書などの文書を電子データに変換する取り組みのことです。

一例として、次のようなものが「経理業務のペーパーレス化」に該当します。

経理業務では、請求書や領収書などの証憑書類を多く取り扱います。証憑書類は重要がゆえに、金額漏れや宛名ミスなどがあると、取引先との信用問題に関わる事態になりかねません。

そこで、信用問題につながるリスクを減らす手段として「ペーパーレス化」が活躍します。

証憑書類を電子化することで、コピー＆ペーストや自動暗記を活用できるようになり、手作業で発生していたミスも減らせるはずです。

経理で電子化できる業務について詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

経理業務のペーパーレス化が進む背景

従来の経理部門は主に紙で書類を取り扱っていましたが、現在ではペーパーレスに移行する企業が増えています。

なぜ、現代において経理業務でのペーパーレス化が進んでいるのでしょうか。経理業務のペーパーレス化が進む背景には、次のような要因が影響しています。

電子帳簿保存法とは、所得税法や法人税法に関わる帳簿・書類に関して、電子データでの保存を認める法律です。

この法律の改正により保存要件が緩和され、経理業務のペーパーレス化が進めやすくなりました。具体的に、2022年1月改正の電子帳簿保存法の大きな変更点は、下記の4つです。

なかでも注目すべき内容は、すべての事業者に対して「電子取引」のデータ保存が義務化された点です。「すべての事業者」という点がポイントで、法人・個人問わず対応が求められます。

当サイトでは、「電子帳簿保存法を詳しく知りたい」という方に向けて、電子帳簿保存法の概要や今すぐ押さえておくべきポイントがわかる資料を無料で配布しています。

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経理業務をペーパーレス化する4つのメリット

経理業務をペーパーレス化するメリットは、主に次の4つです。

1. コスト・管理スペースを削減できる
2. 必要な書類を簡単に探し出せる
3. 経理業務を効率化できる
4. 情報漏洩などセキュリティ対策につながる

これらのメリットを把握して、経理業務のペーパーレス化を進めるべきかの判断にお役立てください。

メリット1.コスト・保管スペースを削減できる

経理業務でペーパーレス化を取り入れると、あらゆるコストの削減が可能です。具体的には、下記のようなコスト削減が期待できます。

また、ペーパーレス化することで紙類の保管スペースの削減が期待できる点も見逃せません。

前提として、請求書や領収書などを取引先とやり取りする数が多いほど、保管する資料が膨大になってしまうのが紙書類の特徴です。

しかし、ペーパーレス化するとパソコンのドライブやクラウド上で保存可能になるため、従来の保管スペースは不要になります。

メリット2.必要な書類を簡単に探し出せる

電子帳簿保存法では、各文書をデータ保存する際の「ファイル名の付け方」に関して一定のルールを定めています。

具体的には、国税関係帳簿・書類（請求書・見積書など）をデータ保存する際に「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目を入れて検索機能の要件を満たさなければなりません。

このルールに則ってデータ保存することで、必要な書類をデバイス上で簡単に探し出せるようになります。

なお、下記の記事では「電子帳簿保存法に沿ったファイル名の付け方」を記載例付きで詳しく解説していますので、ファイルの命名規則を知りたい方はぜひご覧ください。

メリット3.経理業務を効率化できる

経理業務をペーパーレス化すると、紙の書類の整理や配布・郵送や検索・廃棄などにかかる手間がなくなり、業務の効率化が図れます。他にも、次の例に示すようにあらゆる業務を効率化できます。

これらの業務効率化により経理担当に余裕が生まれ、空いた時間をコア業務にあてることも可能です。

また、経理業務をペーパーレス化すると手作業が減少し、人的ミスの削減も期待できます。その結果、担当者の精神的負担が軽減される点も大きなメリットです。

経理業務の効率化についてさらに詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

メリット4.情報漏洩などのセキュリティ対策につながる

紙の書類は、紛失や盗難・劣化・破損などのリスクが存在します。これらのリスクを防ぐ対策ができていないと、重要な機密情報や顧客情報を失うことにもなりかねません。

この点、書類をペーパーレス化してデータ保存すれば、パソコンやサーバーの故障や盗難が発生してもクラウド上のバックアップから復元することが可能です。

また、電子データを保存する際に担当者ごとのアクセス制限や閲覧制限の設定をすることで、紙での保存に比べて情報漏洩のリスクを大幅に減らし、さらにはデータの改ざん防止も期待できます。

経理業務をペーパーレス化する2つのデメリット・注意点

経理業務をペーパーレス化する際、事前に押さえておくべきデメリット・注意点が2つ存在します。

1. システムを導入する場合はコストがかかる
2. ネットワークやシステム障害時に影響を受ける

これらを事前に把握して、予期せぬ事態が起きないように対策しましょう。

注意点1.システムを導入する場合はコストがかかる

システムやツールを導入する場合は、初期費用や月額の維持費などのコストがかかります。

細かな金額はシステムやツールによって異なりますが、短期的には金銭面での負担が大きくなってしまう点は留意しておきましょう。

ただし、システムやツールの導入により作業効率アップや人件費削減にもつながるため、中長期的に見るとトータルコストを削減できるケースが多いです。

そのため、システムを導入する際は導入費用だけではなく費用対効果も検討材料にしましょう。

• 「システム導入のメリット」や「費用面での負担」のバランス
• 自社のペーパーレス化の目的

などを考慮して、総合的に判断することが大切です。

注意点2.ネットワークやシステム障害時に影響を受ける

ネットワークやシステムトラブルが起こった場合、データの共有や検索・閲覧ができないなどの影響を受けるリスクがあります。

このようなリスクに備えるためにも、定期的なバックアップや強固なセキュリティ対策など、個人・企業でできる対策に取り組むことが大切です。

例えば、予備のデバイスを常時用意しておくと「パソコンが故障したから経理業務が進まない」といった事態を避けられます。

他にも、人的ミスや停電などシステム障害の原因は多岐に渡るため、さまざまなシチュエーションを想定した対策が必要です。

経理業務のペーパーレス化を進める4つのポイント

ここでは、経理業務のペーパーレス化を進めるためのポイントを4つ紹介します。

1. 目的を明確化する
2. 電子帳簿保存法に対応する
3. 業務フロー・社内ルールを設備する
4. 専用システムやアウトソーシングを活用する

これらのポイントを押さえることで、効率的にペーパーレス化を進められます。それぞれ詳しく紹介しますので、社内で取り組む際の情報としてご活用ください。

ポイント1.目的を明確化する

ひとつ目のポイントは、事前に「経理業務をペーパーレス化する目的」を明確にすることです。ペーパーレス化する目的の例としては、次のようなものが挙げられます。

自社に適した目的を明確にして従業員に共有することで、社内にペーパーレス化が浸透しやすくなります。

ポイント2.電子帳簿保存法に対応する

前述のとおり、国税関係帳簿・書類を電子化する際は「電子帳簿保存法」のルールに則った対応が求められます。

この「電子帳簿保存法」は3つの保存区分に分かれており、それぞれ細かな保存要件が定められています。

例えば、2024年1月から全事業者に対応が義務化された「電子取引」では、真実性の確保と可視性の確保が必要です。

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ポイント3.業務フロー・社内ルールを整備する

経理業務をペーパーレス化すると、これまで慣れていた業務工程が変わります。従業員を混乱させないためにも、あらかじめ社内ルールを整備して浸透させることが重要です。

このとき「経理業務フロー」を作成すると、経理における業務の内容や手順が可視化され、従業員が作業しやすくなります。

経理業務フローの作成手順や効率化のポイントを詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

ポイント4.専用システムやアウトソーシングを活用する

ペーパーレス化は、システムやツールを活用することでスムーズに導入できます。

例えば、「電子帳簿保存に対応したシステム」を活用すると、電子帳簿保存法の深い知識がなくても法律に定められた要件を満たしたうえでペーパーレス化が可能です。

他にもさまざまな種類の経理システムが存在するため、ペーパーレス化以外の課題にも着目し、自社に適したサービスを選びましょう。

また、経理業務のペーパーレス化を進める手段として、業務の一部を外部に委託する「経理アウトソーシング」の活用もおすすめです。

経理業務のプロに書類の処理や保存を代行してもらえるため、業務効率化にもつながります。

経理アウトソーシングのメリットやデメリット、料金相場などについて知りたい方は下記の記事をご覧ください。

経理業務をペーパーレス化するならシステム導入がおすすめ

本章では、経理業務のペーパーレス化に役立つシステムを2つ紹介します。

1. 電子帳簿保存システム
2. 一括請求サービス

それぞれの特徴を理解し、システム導入の検討にお役立てください。

おすすめ1.電子帳簿保存システム

電子帳簿保存システムとは、電子帳簿保存法の要件に対応したツールのことです。

このツールを活用すると、国税関係の帳簿や書類を電子的に保存できるようになり、ペーパーレス化を推進できます。

なお、電子帳簿保存法システムを導入するなら、NTTファイナンスの「楽々クラウド電子帳簿保存サービス」がおすすめです。

改正電子帳簿保存法に完全対応しているサービスを、初期費用0円・月額900円から利用できます。

また、電子取引の書類（電子データ）のみや紙で受領された請求書のみでのスモールスタートも可能です。

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おすすめ2.一括請求サービス

「法人"ビリングONE"」は、支払い期日が異なる請求書（対象：通信費・公共料金・その他）をNTTファイナンスが一度立て替え、その後にお客さまへ一括請求するサービスです。

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経理業務のペーパーレス化を実現した事例

最後に、ペーパーレス化の実現によって具体的にどのような効果を期待できるのか、法人"ビリングONE"（JA晴れの国岡山様）での事例を紹介します。

「JA晴れの国岡山」様は、県内8つのJAの合併により毎月膨大な数の請求書を受領することになり、本店での一括対応は困難だと考えていました。

そこで、請求とりまとめ一括サービスを比較検討し、法人"ビリングONE"の利用を決断します。

下記のとおり、法人"ビリングONE"の導入後は受領する請求書の数が1通/月になり、請求書に関連する業務の効率を高めることに成功しました。

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経理業務のペーパーレス化に取り組もう

経理は紙の書類を多く取り扱うからこそ、ペーパーレス化による業務効率の向上やコスト削減などの効果を大きく実感しやすい部門と言えます。

事前に目的を明確にし、自社に適したシステム・ツールを導入して、経理業務のペーパーレス化を実現させましょう。

なお、経理業務のペーパーレス化を進める際は、経理DX化も一緒に検討するのがおすすめです。

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