請求・入金管理の負担をラクにする「回収代行」の17の疑問をQ＆Aで解説
自社の経理・財務業務を10点満点で評価するとしたら、何点をつけるでしょうか。2023年2月に実施されたアンケート調査では、担当者の自己評価の平均点は5.98点でした。
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経理の現場では、こうした感覚で日々の業務が回っているケースも少なくありません。本記事では、請求・回収業務の負担を軽くする選択肢のひとつである「回収代行サービス」について、導入前に知っておきたい17の疑問をQ＆A形式でまとめました。気になる項目から読んでみてください。
なお自社の経理業務にどのような課題があるか把握しておきたい方には、業務のチェックリストもご用意しています。項目に沿って確認するだけで気付きにくい改善点を整理できますので、ご活用ください。
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目次[非表示]
- ・【基本】回収代行にまつわる4つのQ＆A
- ・【導入前】自社に合うかどうかを確かめる5つのQ＆A
- ・Q1.今のやり方で問題がないなら、現状のままでもいいですか？
- ・Q2.未回収の件数が多くない場合でも導入メリットはありますか？
- ・Q3.経理が1〜2人の会社でも導入・運用できますか？
- ・Q4.使えるのはBtoBだけ？BtoCの少額課金でも使えますか？
- ・Q5.今使っているシステムを大きく変える必要はありますか？
- ・【不安解消】コスト・リスク・安全性に関する3つのQ＆A
- ・【導入・サポート】導入を検討する際に気になる5つのQ＆A
- ・Q1.導入までにかかる期間や準備はどのくらい必要ですか？
- ・Q2.導入にあたって社内で準備しておくことはありますか？
- ・Q3.まずは一部の取引先だけ試すことはできますか？
- ・Q4.合わなかったらすぐにやめられますか？
- ・Q5.導入後のサポートはありますか？
- ・請求・回収業務の負担軽減を支援！ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」
- ・ポイント1.30種類以上の決済手段に対応できる
- ・ポイント2.口座振替の細かな手続きを代行してもらえる
- ・ポイント3.コンビニ払込票はスマートフォン決済にも対応している
- ・ポイント4.ＮＴＴグループ独自の「電話料金合算」が使える
- ・請求・回収業務は「回収代行サービス」で効率化しよう
【基本】回収代行にまつわる4つのQ＆A
まずは、回収代行にまつわる基本的な疑問からみていきましょう。
Q1.回収代行と債権回収の違いは何ですか？
両者の違いを簡単にいうと、未回収を「防ぐ」ための仕組みと未回収が「発生した後」の回収対応です。
回収代行は、請求から入金管理までの一連の業務を外部に委託するサービスです。取引が正常に進んでいる段階で活用し、日常業務の効率化を目的としています。
一方、債権回収は、支払いが滞っている取引先に対して、催促や交渉、場合によっては法的手続きを通じて未回収金を回収する行為を意味します。
回収代行と債権回収の違いを、3つの観点でまとめました。
回収代行 | 債権回収 | |
|---|---|---|
目的 | 業務の効率化・負担軽減 | 未回収金の回収 |
業務内容 | 請求書発行・入金確認・消込など | 催促、交渉、法的手続き（訴訟・差押えなど） |
タイミング | 問題が大きくなる前（予防） | 問題発生後（対処） |
回収代行は、トラブルへの対処ではなく、業務負担を減らして回収業務を安定的に回すための手段であると押さえておきましょう。
未回収債権について詳しく知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
Q2.回収代行と請求代行は何が違いますか？
回収代行と請求代行はどちらも請求・回収業務を外部に任せるサービスですが、対応範囲が異なります。
回収代行 | 請求代行 | |
|---|---|---|
目的 | 入金まで含めた業務の効率化・負担軽減 | 請求業務の効率化 |
業務内容 | 請求書発行、入金確認、消込、支払案内など | 請求書の作成・発行 |
対応範囲 | 請求〜入金まで一連の業務 | 請求業務のみ |
請求代行は、請求書の作成や発行に特化したサービスです。請求後の入金確認や消込、未入金への対応は自社で行う必要があります。一方、回収代行は、請求書の発行に加えて入金管理や消込、支払案内まで対応するため、請求から入金までをまとめて任せることができます。
そのため、請求書発行の手間だけを減らしたい場合は「請求代行」を、入金管理まで含めて負担を減らしたい場合は「回収代行」を選ぶのがおすすめです。
Q3.具体的なサービスの範囲はどれくらいですか？
一般的な回収代行サービスは、請求から入金管理までの一連の業務に対応しています。流れに沿って整理すると、次のとおりです。
具体的には、企業から請求データを受け取り、請求書の発行・送付をしたうえで、入金状況の確認や消込作業までを代行します。回収した代金は、まとめて企業に送金されます。
また、サービスによっては、口座振替・クレジットカード・コンビニ収納など、複数の決済手段に対応している場合もあり、取引先の支払方法の選択肢を広げることも可能です。
【ＮＴＴファイナンスの場合】 ＮＴＴファイナンスが提供する「回収代行サービス」は、あらかじめ登録した請求情報をもとにエンドユーザーへ請求を実施します。お客さまごとに入金があったかを判別し、消込まで自動反映できるのが特長です。 |
Q4.どのような規模・業種の会社が使っていますか？
回収代行サービスは「大企業向けのサービス」という印象があるかもしれませんが、実際には中小企業から成長企業まで、幅広い規模・業種で活用されています。特に、次のようなケースでは導入効果が出やすい傾向があります。
【回収代行サービスと相性が良いケース】
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こうした企業では、経理体制を大きく増やすことなく、業務を安定して回す手段として、回収代行が導入されるケースも少なくありません。
【ＮＴＴファイナンスの場合】 ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」は、ISPをはじめとする電気通信業を中心に、幅広い業種で導入されています。特に、次のような業種・ビジネスモデルとの相性が良く、活用が進んでいます。
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【導入前】自社に合うかどうかを確かめる5つのQ＆A
次に、導入前によくある5つの疑問を取り上げます。
Q1.今のやり方で問題がないなら、現状のままでもいいですか？
今すぐ見直さなければならないというわけではありません。ただ、一度立ち止まって考えてみる価値はあります。
現在の業務が、特定の担当者の経験や手作業の積み重ねによって成り立っている場合、それは安定した運用というより「属人的に回っている状態」に近いかもしれません。取引先や課金件数が増えていけば、同じやり方では対応しきれなくなるタイミングがいずれ訪れます。
変化に追われる前に余裕のある段階で業務の進め方を見直しておくことで、無理のない形での移行が可能です。
Q2.未回収の件数が多くない場合でも導入メリットはありますか？
未回収が少ない場合でも、導入するメリットはあります。
回収代行サービスは、未回収への対応だけを目的としたサービスではありません。請求書の発行・送付、入金確認、消込といった毎月発生する請求業務をまとめてお任せできる点が大きな特長です。
未回収の件数に関係なく、請求・回収業務に毎月一定の時間を取られているのであれば、業務負担の軽減が期待できます。
【ＮＴＴファイナンスの場合】 ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」では、口座振替が不能になった際に請求書を自動で発行・送付します。また、決済手段の選択肢を広げることで、結果として未回収が発生しにくい運用体制をめざすことができます。 |
Q3.経理が1〜2人の会社でも導入・運用できますか？
むしろ、経理が少人数の企業にこそ相性の良いサービスです。
1〜2人で請求書の発行から入金管理までを担っている場合、それらの業務をまとめて外部に任せることで、日々の負担を大きく軽減できる可能性があります。導入後に新たな作業が大きく増えることもなく、既存の業務フローに無理なく組み込めるケースがほとんどです。
Q4.使えるのはBtoBだけ？BtoCの少額課金でも使えますか？
回収代行サービスは、BtoB・BtoCのどちらにも対応しているものが多く、業種や取引形態を問わず活用されています。
BtoCの場合、顧客ごとに希望する支払方法が異なるのが一般的です。クレジットカード、口座振替、コンビニ収納といった複数の決済手段をまとめて提供・管理できる点は、回収代行ならではのメリットといえます。
また、月額課金やサブスクリプション型のビジネスでは、少額の取引を大量に処理する必要があります。件数が増えるほど請求・入金管理の手間は膨らむため、このような業務をまとめて効率化できる手段として回収代行が選ばれています。
Q5.今使っているシステムを大きく変える必要はありますか？
多くの場合、既存のシステムを大きく変更せずに導入できます。
回収代行サービスでは、CSVのアップロードやAPI連携など、現在利用している販売管理システムや会計システムとつなぐ仕組みがあらかじめ用意されているのが一般的です。そのため、請求データの受け渡し方法を一部調整するだけで始められるケースがほとんどで、今の業務フローを大きく崩す必要はありません。
サービスによっては、既存システムとの連携方法や運用フローについて導入時にサポートを受けられる場合もあります。
【ＮＴＴファイナンスの場合】 ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」では、入金データ・消込データをCSVで出力し、お使いの各種システムに取り込むことが可能です。 連携方法は決済手段によって異なります。電話料金合算・請求書・口座振替についてはCSVファイルでのデータ連携となりますが、クレジットカード・バーコード・各種Pay系決済についてはAPI連携に対応しています。例えば、ECサイトや自社HPで取得した注文・顧客情報をAPIで「回収代行サービス」に連携し、そのまま請求につなげるといった運用も可能です。 いずれの方法でも、既存の運用を大きく変えることなく請求・回収業務を効率化できます。 |
「実際に導入すると業務はどのように変わるのか」「どの程度効率化できるのか」を具体的にイメージしたい方もいるかもしれません。当サイトでは、請求・入金管理の効率化や活用事例、導入後の運用イメージをまとめた資料をご用意しています。請求業務の時間を約1／2に削減した事例や、サービスの運用イメージを掲載していますので、下記のバナーをクリックのうえぜひチェックしてみてください。
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【不安解消】コスト・リスク・安全性に関する3つのQ＆A
ここでは、導入前に多く寄せられる3つの疑問にお答えします。
Q1.導入・運用にかかる費用はどのくらいですか？
回収代行サービスの費用体系はそれぞれ異なりますが、一般的には次のような構成になっています。
費用の種類 | 内容 |
|---|---|
初期費用 | 導入時に発生するセットアップ費用 |
基本料金 | 月額で発生する固定の利用料 |
従量課金 | 請求件数や取引金額に応じて変動する料金 |
一見するとコストがかかるように感じられますが、請求書の発行や入金確認、消込にかかっている人件費・工数まで含めて考えると、結果的にコストメリットが出るケースも少なくありません。
件数が増えるほど手作業の負担は膨らむため、一定の規模を超えると外部に任せたほうが効率的になる傾向があります。
まずは、自社の請求件数や取引規模をもとに見積もりを取り、現在の運用コストと比較してみることで、費用対効果を具体的に判断しやすくなります。
【ＮＴＴファイナンスの場合】 ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」の費用は、初期費用・月額固定費用・決済変動手数料の3つで構成されています。決済変動手数料は請求を出す決済件数に応じて変動するため、利用規模に見合ったコストで運用できます。初期費用・月額固定費用の詳細は個別見積もりとなっていますので、お気軽にお問い合わせください。 |
Q2.取引先に「回収代行サービスを使っている」と知られたら関係が悪くなりませんか？
回収代行サービスの利用が原因で取引先との関係が悪化するケースは、一般的にほとんどありません。回収代行はあくまで請求・入金管理の事務業務を外部に委託するものであり、取引条件や関係性そのものが変わるわけではないためです。
むしろ、クレジットカードや口座振替、コンビニ収納など支払方法の選択肢が増えることで、取引先にとっての利便性が向上する側面もあります。
そのため、導入にあたっては「業務効率化のための仕組みであること」や「支払いの利便性が向上すること」を丁寧に伝えれば、スムーズに理解を得られるケースが多くみられます。
Q3.顧客情報の安全性は大丈夫でしょうか？
多くの回収代行サービスでは、顧客情報や取引データを扱う前提として、厳格なセキュリティ体制が整えられています。ただし、重要な情報を外部に預ける以上、導入前に安全性をしっかり確認しておくことは欠かせません。
サービスを選ぶ際は、少なくとも次のようなポイントをチェックしておきましょう。
確認ポイント | 内容 |
|---|---|
認証の取得状況 | プライバシーマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）を取得しているか |
技術的な対策 | データの暗号化、アクセス制御、不正アクセス対策などが実施されているか |
運用体制 | 社内のアクセス権限管理やログ管理、委託先管理などが整備されているか |
インシデント対応 | 万が一の情報漏えい時の対応方針や報告体制が明確か |
大切なのは、「任せても問題ないか」を事前に見極めることです。公式サイトの情報だけでなく、資料請求や問い合わせを通じて具体的な運用体制まで確認しておくと、より安心です。
【ＮＴＴファイナンスの場合】 ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」では、IPアドレスによるアクセス制限を実施しており、許可された環境以外からの接続を防ぐ仕組みを整えています。また、情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の認証を取得しており、組織的なセキュリティ管理体制が第三者機関によって認められています。 ▶ ISMS認証取得組織の詳細はこちら |
【導入・サポート】導入を検討する際に気になる5つのQ＆A
最後に、導入の進め方やサポート体制に関する疑問を取り上げます。
Q1.導入までにかかる期間や準備はどのくらい必要ですか？
一般的には、ヒアリングから利用開始まで1〜3ヵ月程度が目安です。主な流れは下記のとおりです。
導入準備では、請求データの連携方法の確認や、運用フローのすり合わせなどを実施しますが、大がかりなシステム開発は基本的に必要ありません。そのため、既存の業務を大きく止めることなく、通常業務と並行しながら進められるケースがほとんどです。
【ＮＴＴファイナンスの場合】 ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」では、ご契約から請求開始まで最短で2ヵ月で導入が可能です。 |
Q2.導入にあたって社内で準備しておくことはありますか？
基本的には、「誰に・いくら・いつ請求しているか」がわかる状態であれば問題ありません。現在利用している決済手段や会計システムとの連携方法についても事前に確認しておくと、導入時のやり取りがよりスムーズになります。
実際には、サービス提供会社と相談しながら段階的に整えていくケースが多く、必要な情報や進め方についてもサポートを受けられることが一般的です。
【ＮＴＴファイナンスの場合】 ＮＴＴファイナンスでは、まず取り扱うサービスの内容や利用するユーザーの属性をヒアリングし、親和性の高い決済手段を提案します。そのうえで、導入検討における重要ポイントを確認しながら、対応可否のご案内や、想定している作業フロー・期待する効果に「回収代行サービス」が合うかどうかのすり合わせを行います。 「何から準備すればいいかわからない」という段階からでも、相談しながら進められますのでご安心ください。 |
Q3.まずは一部の取引先だけ試すことはできますか？
多くの回収代行サービスでは、特定の取引先や一部の請求だけを対象に、段階的に導入することが可能です。まずは一部の取引で試し、実際の運用の流れや効果を確認したうえで、対象範囲を広げていくといった進め方もできます。
また、サービスによってはトライアル期間やテスト運用が用意されていることもあるため、事前に確認しておくと良いでしょう。
Q4.合わなかったらすぐにやめられますか？
サービスによって、柔軟に解約できるケースもあれば、一定の最低利用期間が設定されているケースもあります。契約期間や解約条件については、導入前に必ず確認しておきましょう。
また、回収代行サービスは一度導入すると請求フローや社内システムに組み込まれるため、乗り換えにはフローの再設計や再教育といったコストがともないます。短期間での切り替えが難しくなる場合もあるため、事前のヒアリングやトライアルの段階で、自社に合うかどうかをしっかり見極めておくことが大切です。
Q5.導入後のサポートはありますか？
多くの回収代行サービスでは、導入後の運用を支えるサポート体制が用意されています。例えば、次のようなサポートが一般的です。
【導入後のサポート例】
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ただし、サポートの範囲や対応内容はサービスごとに異なります。「どこまで対応してもらえるのか」「問い合わせの対応時間や手段はどうなっているか」といった点は、導入前に確認しておきましょう。
【ＮＴＴファイナンスの場合】 ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」では、全国に営業担当を配置しており、加盟店ごとに専任の営業担当が1名つきます。導入後の相談や要望は営業担当が窓口となり、営業担当が不在の場合にはユーザーサポートセンター（USC）にて電話・Webでの問い合わせにも対応しています。緊急時のサポート体制も整えられているため、導入後も安心して運用を続けられます。 ※USCによるサポートは、電話料金合算・請求書・口座振替が対象です |
請求・回収業務の負担軽減を支援！ＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」
ＮＴＴファイナンスでは、請求・回収業務を効率化したい企業に向けた「回収代行サービス」を提供しています。その特長を4つのポイントでご紹介します。
ポイント1.30種類以上の決済手段に対応できる
「回収代行サービス」では、下記のような30種類以上の主要な決済手段を提供しています。
【回収代行サービスで利用できる決済手段】
※電話料金合算とは、ＮＴＴグループ各社の通信料金などと一緒に請求する支払方法です |
決済手段ごとに個別契約を結んだり、入金タイミングを管理したりする必要がなく、請求・回収業務を一元化できます。また、「クレジットカードのみ」「口座振替のみ」のように、必要な決済手段だけを選んで利用することも可能です。
ポイント2.口座振替の細かな手続きを代行してもらえる
口座振替を自社で運用する場合、金融機関とのやり取りや書類管理など、細かな業務が発生します。「回収代行サービス」では、こうした手続きを任せられます。
【代行してもらえる主な業務】
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金融機関との対応に時間を取られることがなくなり、担当者がより重要な業務に集中できる効果が期待できます。
ポイント3.コンビニ払込票はスマートフォン決済にも対応している
「回収代行サービス」は、払込票に印字されたバーコードをスマートフォンアプリで読み取ると、その場で支払いが完了します。コンビニへ足を運ぶ必要がなくなり、エンドユーザーが好きなタイミングで支払えるため、支払忘れの防止や回収率の向上にもつながります。
なお、この機能は追加の請求書発行手数料なしで利用可能です。
ポイント4.ＮＴＴグループ独自の「電話料金合算」が使える
「回収代行サービス」ならではの特長が、ＮＴＴグループの通信料金などとまとめて請求できる「電話料金合算」です。電話料金合算には、次のようなメリットがあります。
【電話料金合算のメリット】
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こうしたＮＴＴグループ独自の仕組みにより、他社にはない回収率向上を支援できるのが大きな強みです。
「回収代行サービス」の詳細は、下記のバナーより無料でダウンロードできるサービス資料にてご確認ください。
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請求・回収業務は「回収代行サービス」で効率化しよう
請求書の発行や入金確認、消込といった請求・回収業務は、取引先や課金件数が増えるほど手作業の負担が積み上がっていきます。今は回っていたとしても、それが担当者の頑張りに支えられている状態であれば、早めに業務の進め方を見直しておくことが大切です。
回収代行サービスは、こうした請求・回収業務をまとめて外部に任せられる便利なサービスです。大企業だけではなく、少人数で経理を回している成長フェーズの企業にこそ適しています。
とはいえ、サービスによって対応範囲や費用体系、サポート内容はさまざまです。自社に合ったサービスを導入する際には、比較・検討のポイントを事前に押さえておくことが欠かせません。
「どのような基準で選べばいいかわからない」という方に向けて、選定時にチェックすべきポイントをまとめた資料をご用意しています。下記より無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。
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