未入金とは？4つのリスクと対策・発生時の対応手順も紹介

未入金とは特定の勘定科目ではなく、売掛金など本来入金されるべき代金が何らかの理由でまだ支払われていない状態を表す言葉です。

期限を過ぎても取引先からの入金が確認できない未入金は、資金繰りの悪化や未回収のリスクがあるため、経理担当者や経営者にとって深刻な問題です。
そこで本記事では、未入金の問題に冷静に対処できるよう、発生した場合の対応手順や対策などを解説します。

なお、ＮＴＴファイナンスでは、請求情報を作成するだけでＮＴＴファイナンスがエンドユーザーへ請求を行う「回収代行サービス」を提供しています。
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未入金とは？

未入金とは、支払期限を過ぎてもまだ入金されていない商品代金やサービス費用などのお金、またその状態を指します。

取引先に商品を販売し請求書を送ったものの、支払期限を過ぎても入金がない場合、その売上は未入金となります。主に「売上に対応する売掛金の滞留」といった文脈で用いられるのが一般的です。

本章では、まず未入金にまつわる言葉の違いを整理します。

• 未入金と未収金の違い
• 【補足】売掛金と未収収益の違い

＞＞＞未入金が発生した場合の応手順をすぐに知りたい方はこちら＜＜＜

未入金と未収金の違い

未入金と未収金は混同されがちですが、最も大きな違いは「会計上の正式な勘定科目であるかどうか」、そして「本業の取引から生じたかどうか」です。

未収金とは、会計で使われる正式な勘定科目の一つで「本業以外の収益（営業外収益など）」に関して、まだ受け取っていないお金をさします。両者の違いを表にまとめました。

下記の記事では、勘定科目の分類や基本ルールについて詳しく解説しています。仕訳例も紹介していますので、経理部門に配属されて間もない方や簿記の知識を身に付けたい方は、併せてご覧ください。

【補足】売掛金と未収収益の違い

未入金に関連する言葉として、売掛金と未収収益もあらためて整理しておきましょう。

売掛金と未収収益の違いは、「請求書が発行されているかどうか」と「サービスの完了度」で考えます。

【立場別】未入金が発生する3つの理由

未入金と聞くと、つい相手方の経営状況を心配しがちですが、原因はそれだけとは限りません。請求側の手続き上の不備や、支払側の単純なミスが要因になるケースもみられます。
そこで本章では、未入金が発生する主な理由を請求側と支払側に分けて解説します。

1. 【請求側】請求書発行のミスや遅れ
2. 【支払側】うっかりミスや確認漏れ
3. 【支払側】資金繰りの悪化など意図的な遅れ

未入金が発生した際の対応手順をすぐに知りたい方は、下記のリンクからご覧ください。

＞＞＞未入金が発生した場合の対応手順＜＜＜

理由1.【請求側】請求書発行のミスや遅れ

下記のように、未入金の原因が「請求する側」にあるケースは珍しくありません。

請求書の送付が支払期限の直前になってしまうと、取引先の支払処理が間に合わず、支払いが遅れる場合もあります。取引先に連絡する前に、まずは自社の請求関連業務にミスや漏れがなかったかを確認しましょう。

リアルタイムでの入金状況の確認やヒューマンエラーの低減には、システムを導入することも有効です。自社に合った入金管理システムを選ぶポイントは、下記の記事で詳しく解説していますので、併せて参考にしてください。

理由2.【支払側】うっかりミスや確認漏れ

下記のような支払側の単純なミスも、未入金の主な原因の一つです。

多くの取引先とやりとりがある企業では、請求書が大量の郵便物に紛れてしまうことも考えられます。こうしたうっかりミスが原因の場合は、「ご確認なのですが……」という丁寧な姿勢で連絡するのがおすすめです。

理由3.【支払側】資金繰りの悪化・意図的な遅延

最も慎重な対応が求められるのが、支払側が意図的に支払いを遅らせている、あるいは支払えない状況に陥っているケースです。

下記のように取引先の経営状況が悪化し、支払いに回す現金が不足している場合などが該当します。

こうしたケースでは、最初は「少しだけ待ってほしい」という連絡があったのに、だんだんと連絡が取れなくなるなど状況が悪化することも少なくありません。

そのまま放置すると、最終的に回収不能の貸し倒れになるおそれもあるため、迅速な対応が求められます。

こうした未入金が発生する原因の解消に役立つのが、回収システムの導入です。立場別に、未入金の原因解消に役立つシステムの主な機能をまとめました。

手作業による回収業務のミスは、一つだけとは限りません。請求書の発行漏れと金額の記載ミスなど、複数の原因が重なる事態も起こり得ます。

システムの導入は、こうした複数の原因を同時に解消するという意味でも効果的です。

ＮＴＴファイナンスの回収代行サービスは、バーコード決済や電子マネーなど30種類以上の決済方法に対応しているため、さまざまな自動支払いが可能になります。取引先の利便性が高まるため、未入金の防止にも役立ちます。

また、口座から引き落としができなかった場合の請求書発行対応や、サービスを導入する際の事前案内書の発行などにも対応しています。

収納状況は管理画面上で確認できるので、入金状況を確認する手間が省ける回収代行サービスの詳細は、下記のバナーをクリックのうえ資料をダウンロードしてご覧ください。

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次章では、未入金が招く4つのリスクについて解説します。対応手順をすぐに知りたい方は、下記のリンクより読み進めてください。

＞＞＞未入金が発生した場合の対応手順＜＜＜

未入金の放置が招く4つのリスク

「そのうち支払われるだろう」と未入金を軽く考えて放置してしまうと、後々大きな問題に発展しかねません。そこで本章では、未入金を放置することで生じる4つの重大なリスクについて解説します。

1. 自社の資金繰りの悪化
2. 回収にかかる手間や費用の発生
3. 金融機関からの信用低下
4. 時効による債権の消滅

リスク1.自社の資金繰りの悪化

未入金を放置する最大のリスクは、自社の資金繰りが悪化することです。帳簿上は売上があり黒字で利益が出ているように見えても、実際に現金が入ってこなければ、仕入れ代金や従業員の給与を払えません。

利益は出ているのに、現金が不足して経営が行き詰まることを「黒字倒産」と呼びます。未入金の放置は、この黒字倒産を引き起こす直接的な原因となり得る状態です。

リスク2.回収にかかる手間や費用の発生

未入金の期間が長引くほど、回収するための手間や費用は膨らんでいきます。最初は電話一本で済んだはずが、万が一法的措置にまで進めば、専門家への報酬や法的な手続きにかかる費用などコストは積み重なってしまいます。

本来の業務に充てるべき時間や人材を未入金の回収に割かなければならず、企業全体の生産性を下げる原因にもなりかねません。

リスク3.金融機関からの信用低下

回収できていない売掛金や未入金などが決算書に多く記載されていると、金融機関からの評価が下がるリスクがあります。融資審査では企業の支払能力だけでなく、債権を確実に回収できる体制が整っているかどうかもチェックポイントです。

未入金が多いと「管理体制が整っていない」「貸し倒れのリスクが高い」と判断され、新たな融資を受けにくくなったり、借り入れ条件が厳しくなったりするおそれも考えられます。

リスク4.時効による債権の消滅

消滅時効とは、代金を請求する権利（債権）に法律で定められた期限を設け、その期間を過ぎると請求できなくなる法的な期限のことです。

この期間を過ぎてしまうと、たとえ相手に支払義務があったとしても、法的には請求できなくなってしまいます。

2020年4月1日に施行された改正民法により、債権の消滅時効は原則として「権利を行使できることを知ったときから5年間」または「権利を行使できるときから10年間」のいずれか早いほうと定められています。

未入金を長期間放置すると、回収する権利そのものがなくなってしまうことを押さえておきましょう。

参考：「民法」消滅時効｜e-Gov法令検索

未入金が発生した場合の対応手順

未入金が発生した際の具体的な対応手順は、下記のとおりです。

1. 社内での事実確認
2. メール・電話での取引先への状況確認と催促
3. 催促状・督促状の送付
4. 催促しても回収できない場合の法的措置の検討

未入金が発生した際は、冷静かつ迅速に行動しましょう。感情的になったり対応が遅すぎたりすると、問題をさらにこじらせてしまう場合もあります。

STEP1.社内での事実確認

取引先に連絡する前に、まずは自社に原因がないかを徹底的に確認しましょう。「支払いが遅れている」と決めつけて、こちらの勘違いで支払いの催促をしてしまうと、築き上げてきた信頼関係に影響を及ぼすおそれがあります。

確認すべき項目を表にまとめました。

こうした社内確認を一通り済ませておくことで、先方にも落ち着いて状況を確認しやすくなります。

STEP2.メール・電話での取引先への状況確認と催促

社内に問題がないことを確認したら、次は取引先に状況を連絡します。

この段階では、相手のうっかりミスである可能性も考慮し、あくまで入金状況の確認というスタンスで進めましょう。まずはメールで連絡し、それでも反応がなければ電話で確認します。

なお、下記の記事では催促メールが高圧的になりすぎないよう、押さえておくべきポイントを紹介しています。催促メールを取引先に送信する前に、ぜひチェックしてみてください。

STEP3.催促状・督促状の送付

メールや電話で連絡しても入金されない、あるいは連絡が取れない場合は、書面での催促に切り替えます。催促状を送付し、それでも反応がなければ督促状を送るのが一般的です。書面を送り「未入金を問題視している」というこちらの意思を相手に伝えましょう。

なお、督促状は内容証明郵便を利用すると支払いを催促した証拠となるだけでなく、支払いの時効が6ヵ月間延長される利点もあります。相手に支払いを「請求した」「請求されていない」といったトラブルを避けるためにも、こうしたサービスを利用するのがおすすめです。

内容証明郵便の料金や利用方法についての詳細は、郵便局の公式サイトをご確認ください。

参考：内容証明｜郵便局

下記の記事では、請求書の未払いにおける催促・督促状の具体的な書き方を紹介しています。状況に応じた締めくくり方（結び）の表現もまとめていますので、実際の連絡文を作成する際の参考にしてみてください。

STEP4.催促しても回収できない場合の法的措置の検討

再三の催促にもかかわらず支払いがない場合、下記のような法的措置も検討せざるを得ません。

これらを実施しても支払いがない場合は、弁護士に依頼し、通常訴訟や強制執行など本格的な手続きに進む流れになります。

ただし、法的措置は強制力をともなう対応になるため、取引先との信頼関係に影響を及ぼす点にも留意が必要です。

未入金を防ぐための対策4選

未入金の回収も重要ですが、もっと大切なのは、そもそも未入金を発生させないことです。そのためには、まず社内にしっかりした管理体制を築く必要があります。

管理体制を築くために必要な主な対策は、下記の4つです。

1. 取引開始前の与信管理の徹底
2. 支払条件を明確にした契約書の作成
3. 売掛金管理の徹底
4. 請求から入金までの管理の整備

対策1.取引開始前の与信管理の徹底

未入金リスクを避けるには、新しい取引を始める前の与信管理が最も重要です。

与信とは「相手に後払いを認めること」であり、支払能力を見極めるための調査といえます。つまり、相手に支払能力があるかを事前に調査し、取引しても問題ないかを見極めることです。

企業の登記情報や財務諸表を確認したり、専門の調査会社に依頼したりして、相手の経営状況を把握します。そのうえで「どのような企業と、いくらまでなら後払いで取引するか」というルールを明確にします。

取引の上限額（与信限度額）の設定は、下記3つの視点をふまえ定期的に見直しましょう。

上記をふまえることで、リスクを抑えながら取引拡大の判断にも役立つ与信管理ができます。

対策2.支払条件を明確にした契約書の作成

契約書は、トラブルが発生した際に自社を守るための重要な証拠となります。

たとえ、信頼できる相手や長年の取引先であっても、口約束ではなく書面で契約を交わすことが基本です。契約書には、下記の項目を漏れなく明記します。

あらかじめ明確にしておくことで支払遅延の抑止力になり、万が一未入金のトラブルが起こった場合にも、迅速な対応が可能です。

なお、支払方法が限られていると取引先にとっての利便性が低くなり、入金遅れの原因にもなりかねません。

例えば、EC事業者や小売業などでは「仕入れ→販売→再仕入れ」のサイクルが短いため、即時決済の利便性が求められます。取引先の業種や取引形態によって最適な方法が異なり、多様化する顧客ニーズを満たすためには、支払方法の多様化が必要です。

当サイトでは、支払方法を見直すべき3つの理由を解説した資料を無料で配布しています。コストを抑える方法についてもご紹介しているので、お気軽に下記バナーをクリックのうえ、資料をダウンロードしてご覧ください。

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対策3.売掛金管理の徹底

発生した売掛金を正確に把握し管理することも、未入金を防ぐのに役立ちます。

どの取引先に・いくらの売掛金が・いつ発生したかを見える化することが管理のポイントです。代表的な管理方法に、売掛金元帳や売掛金年齢表があります。

これらを管理することで、「この会社は最近入金が遅れがち」といった変化に気付きやすくなります。無理に一括回収を迫らず、分割払いや支払期限の延長を提案し、相手の資金繰りに合わせることで回収不能になる前に手を打てるケースもあります。

また、こうした回収予定を資金繰り表に反映させることで、「いつ、いくら入ってくるか」が一目でわかるため、「来月は入金が少ないから支払いを調整しよう」といった判断がしやすくなる点もメリットです。将来の入金予測が立てやすくなれば、資金繰りの安定化にもつながります。

売掛金元帳や売掛金年齢表による管理方法の具体例は、下記を参考にしてください。

対策4.請求から入金までの管理の整備

請求業務から入金確認までの一連のプロセスを整備するのも、未入金を防ぐのに効果的です。入金状況をリアルタイムで把握できれば、「どの取引先から、いつ、いくら入る予定か」を正確に把握できるため、支払遅延の早期発見につながります。

ＮＴＴファイナンスの回収代行サービスでは、取引先ごとの入金状況を、管理画面で一覧で確認できます。取引件数が増えるほど管理が大変になる未入金の状況をリアルタイムで把握し、担当者が早めに対応できるため、放置による回収漏れを防ぎやすいのもメリットです。

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未入金を防ぐ管理体制を整えて安心の経営をめざそう

未入金は、どの企業にとっても起こり得るため、対応手順を理解しておくと同時に、そもそも未入金を生まない管理体制の整備が欠かせません。

ただし、取引前の与信管理や社内の請求・入金管理プロセスを自社だけで構築・運用するには、手間とコスト、担当者の大きな負担がともないます。

こうした管理体制の強化を支援するのが、多業種において豊富な導入実績があるＮＴＴファイナンスの「回収代行サービス」です。本サービスは、収納代行や口座振替、電話料金合算など30種類以上の主要な決済手段に対応しているのが特長です。

例えばコンビニ収納用の請求書では、記載されたバーコードを読み取ればコンビニに行かずにスマートフォンでの決済も可能で、時間と手間を短縮できます。多彩な決済手段により取引先の利便性が格段にアップするため、結果として支払い忘れを防ぎ、回収率アップに貢献できるのもメリットです。

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