集金業務とは？業種別の特徴からトラブルや対策まで徹底解説！

集金業務とは、企業や個人が商品やサービスの対価として顧客からお金を回収する業務のことです。

集金業務は企業の収益に直結する重要な業務である一方で、経理担当者の煩雑な作業や精神的な負担・未回収リスクなど、多くの課題を抱えています。

そこで本記事では、集金業務の流れや課題と具体的な対策、効率化のポイントなどを解説します。記事の最後には、業種別の効果的な集金方法も紹介するので、ぜひ最後までご覧ください。

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集金業務とは？

集金業務とは、企業などが販売した商品やサービスの対価を、顧客から受け取る一連の業務です。

月末締めで翌月末までに代金を回収する、あるいは商品納品時に代金を受け取るなど、契約で定められた期日と条件にしたがって代金を回収します。

集金業務における企業間決済の現状

2024年6月、アメリカン・エキスプレス・インターナショナル, Inc.が同年4月に実施した「企業間決済（B2B）のキャッシュレス化」に関する最新の調査結果が発表されました。

調査結果によると、企業の代金回収時に利用している決済方法のトップ3は下記のとおりです。

参考：アメリカン・エキスプレス、「企業間決済（B2B）のキャッシュレス化」に関する2024年最新調査を発表

これらの決済方法が選ばれている理由としては「昔からこの方法だから」がいずれもトップで、効率化がいまだ進んでいない企業間決済の現状が明らかになりました。

参考：令和５年度 商取引・サービス環境の適正化に係る事業 - （クレジットカードのインターチェンジフィーの標準料率公開に伴うモニタリング調 査及び加盟店負担低減・B2Bキャッシュレス取引拡大に向けた調査事業）｜経済産業省

一方で個人での決済については、経済産業省が2023年に発表した「キャッシュレス決済の推移」を見ても、キャシュレス決済の割合が着実に上昇し続けていることがわかります。

出典：経済産業省「我が国のキャッシュレス決済額および比率の推移（2023年）

コロナ禍で現金の受け渡しを避ける傾向があったことから、非接触のキャッシュレス決済の需要が一気に高まったことも背景にあります。

政府や企業の推奨もあって、クレジットカードや電子マネー・モバイル決済などのキャッシュレス決済利用が増え、これらの決済方法に対応できる集金業務へと見直す必要が出てきました。

集金業務に使われる集金・徴収・回収の言葉の違い

「集金」と「徴収」「回収」という言葉は、似たような意味合いで使われることが多いですが、厳密にはニュアンスや意味合いが異なります。その違いを表にまとめました。

なお、集金と徴収の違いは下記の記事でも紹介していますので、併せてご覧ください。

集金の具体的な6つの方法

集金の具体的な方法は、主に下記の6つです。メリットデメリットとともに表にまとめたので、チェックしてみてください。

先述したように、上記のメリットなどからキャッシュレス決済の利用は着実に増えており、多様化する決済方法に対応するためには集金業務の見直しが必要です。

豊富な支払い方法に対応しているかどうかが、選ばれる商品・サービスのきっかけにもなり得ます。

効率的でリスクの少ない集金業務を顧客ニーズや利便性に合わせて行うことで、顧客満足度の向上と自社のコスト削減につなげましょう。

「顧客のニーズに合わせた決済手段が少ない」とお悩みの方は、NTTファイナンスが提供する「回収代行サービス」の利用がおすすめです。

「回収代行サービス」は請求情報を作成するだけで、NTTファイナンスが事業者様にかわって顧客（エンドユーザ）へ請求を行うサービスです。

支払い方法は電話料金合算（※）・口座振替・払込票（請求書送付）・クレジットカードなど30以上から選択でき、利便性の高い決済手段を提供します。
※電話料金合算：NTTグループの通信料金と一緒にご請求するお支払い方法です。

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集金業務の3つのステップ

集金業務は請求書の管理から入金確認まで、主に下記3つのステップで構成されています。

1. 請求書の発行と管理
2. 集金方法の選択と実施
3. 入金確認と照合作業

それぞれ詳しく見ていきましょう。

ステップ1.請求書の発行と管理

1つ目のステップは、請求書の発行と管理です。

提供した商品やサービスの請求書を作成し、取引先に送付します。送付して終わりではなく、期日までに入金してもらえるようフォローアップも行います。

なお当サイトでは、請求書の発行から料金回収までを効率化する8つのステップについてまとめた資料を、無料配布しています。

「大きな負担になっている請求書に関わる手間を少しでも省きたい」とお悩みの方は、こちらのお役立ち資料をダウンロードして、ぜひご活用ください。

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ステップ2.集金方法の選択と実施

2つ目のステップは、集金方法の選択と実施です。前述したとおり、請求書払いや銀行振込などさまざまな方法があります。

支払い時の混乱やトラブルを防ぐため、取引開始時や契約時に集金方法を決定するケースもありますが、「請求書を発行した後にどの方法で支払うか」顧客が選択するケースもあります。

ステップ3.入金確認と照合作業

3つ目のステップは、入金確認と照合作業です。
このステップを正確に行うことで、未収金や過不足の問題を早期に発見できます。

このように、集金業務は複数の段階がありますが、各ステップでの業務を確実に実行し、ミスやトラブルを防ぐことが重要です。

資金回収がスムーズに進めば入金と出金のタイミングが予測でき、計画的な投資が可能です。また、取引先への支払いが安定して信頼度が増し、経営の安定にもつながります。

下記の記事では、印象を悪くせず請求書の未払いへ催促する方法を紹介しているので、併せてチェックしてみてください。

集金業務の4つの課題と対策

集金業務には、入金の遅れや煩雑な消込作業など、多くの課題が存在します。トラブルを避けるためにも、課題と対策を押さえておきましょう。

主な課題は下記の4つです。

1. 金額の不一致による集金トラブル
2. 消込作業の煩雑さによる業務負担　　
3. 支払い遅延への対処
4. 集金業務の複雑化

対策もセットで紹介しますので、課題解決のヒントとしてご活用ください。

課題1.金額の不一致による集金トラブル

納品数量の認識の相違や値引き交渉が不明確だったために、請求金額が一致せずトラブルになるケースがあります。

こうしたトラブルを防ぐためにも、日頃から下記のような対応策をとっておくことが重要です。

未回収のリスクを避けるためにも、トラブル事例を社内やスタッフ間で共有・分析しトラブルや再発防止の強化に努めましょう。

課題2.消込作業の煩雑さによる業務負担

集金業務で大きな負担になっている作業の一つが消込です。 消込作業とは、実際に顧客から入金された金額を請求書や取引ごとに照らし合わせて確認する作業をいいます。

銀行口座などをもとに「入金された金額が請求金額と合っているか」、「どの請求書が支払われ未払いはどれか」をチェックしていくため、顧客数や入金件数により膨大な事務作業が発生します。

加えて会計システムに情報を手入力する場合は、間違いがないよう細心の注意を払う必要があり、担当者の負担も大きくなりがちです。

作業の工数が多いと入力ミスも起こりやすいため、こうした課題には下記を含めて検討しましょう。

なお当サイトでは、経理業務の課題の見つけ方や可視化の方法をまとめた資料を無料で配布しています。

経理業務改善のヒントとしてお手元に残しておきたい方は、下記のバナーをクリックのうえダウンロードしてご活用ください。

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課題3.支払い遅延への対処

支払い遅延の発生は、集金業務の中でも大きな課題です。請求書が届いていないミス、取引先や顧客側の入金の失念など、さまざまな原因があります。

まずは下記の項目をチェックし、自社に間違いがないか迅速に確認しましょう。

自社に間違いがない場合は、メールなどで取引先や顧客に確認します。

万が一、自社の間違いや勘違いだったにもかかわらず督促の連絡をしてしまうと、その後の関係が悪化するため、取引先などへの確認は慎重に行う必要があります。

こうした対応は、担当者にとって心身ともに負担が大きいため、管理体制を強化したり支払期日を短縮したりと、未払いのリスクを減らす工夫が必要です。

なお、なかには代行サービスを導入し、集金トラブルが発生しないような仕組み作りに取り組む企業も存在します。

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​​​​​​​また、未払いに対する督促方法は、下記の記事で詳しく紹介しています。催促の手順や方法、さらに督促状の詳しい書き方の例文なども紹介しているので、チェックしてみてください。

課題4.集金業務の複雑化

一括購入や分割払い、サブスクリプションなど取引の形態が多様化するとともに、最近では電子マネーに加え、モバイル決済やポイント支払いなど、決済の種類も増加しています。

電子マネーではチャージ対応、ポイント支払いでは顧客ごとにポイント残高や有効期限を把握する必要があり、集金業務の内容とプロセスが複雑になりました。

こうした課題では、下記のような対策が有効です。

ちなみに、NTTファイナンスでは、顧客情報の管理から請求・回収までをクラウド上で一元管理できる「楽々クラウド決済サービス」を提供しています。

インターネット環境があれば手軽に利用でき、顧客情報と入金状況が一目で確認できるため「大規模なシステムを構築するのはちょっと……」という方でも安心です。

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集金業務を効率化する3つのポイント

複雑な集金業務を効率化するには、主に下記3つのポイントがあります。

1. 明確な支払い条件の記載
2. デジタル化・キャッシュレス決済の導入
3. 代行サービスの導入

それぞれ詳しく見ていきましょう。

ポイント1.明確な支払い条件の記載

1つ目は、明確な支払い条件の記載です。支払い条件が曖昧だと、顧客や取引先との認識のズレが起こり支払い遅延につながりかねません

支払い方法が統一されておらず確認や問い合わせの対応に追われると、余分な時間と手間がかかり、通常の業務を圧迫してしまいます。

顧客や取引先が安心して商品を購入できるような、支払い条件の明記の例は下記のとおりです。

このように、シンプルでわかりやすい支払い条件を明記することで、顧客の理解や満足度を獲得し安定的な集金につなげるのもポイントです。

ポイント2.デジタル化・キャッシュレス決済の導入

2つ目は、デジタル化・キャッシュレス決済の導入です。顧客のニーズに対応できる豊富な決済手段は、顧客の利便性を高め期日内の集金を促せます。

キャッシュレス決済は、現金と比べて持ち歩く手間や現金不足の心配が不要なため、顧客にとって利便性が向上する点もメリットの一つです。

さらに、即時入金のキャッシュレス決済を導入すれば、決済のタイミングの変化により下記のような業務改善も視野に入れられます。

ポイント3.代行サービスの導入

3つ目のポイントは、集金業務を代行してくれるサービスの導入です。

煩雑な作業が多い集金業務の中でも負担が大きい、「請求書の発行から代金回収までの業務を委託業者に代行してもらうサービス」がおすすめです。

専門的なノウハウを持つ事業者への委託により回収率が向上し、人的リソースを他の業務に集中できるメリットも期待できます。

集金業務を代行してくれるサービスの例は、主に下記とおりです。

なお、下記の記事では代金回収代行サービスの4つの種類とおすすめのケースを紹介しています。代金回収代行サービスの選び方やメリットなど詳細を知りたい方は、チェックしてみてください。

【補足】集金業務の業種別の特徴

集金業務は、業種によって顧客層や取引金額、集金の頻度などが異なります。そのため、各業界特有の特徴を知り導入の参考にするのも有効です。

今回紹介する主な業種は、下記の5つです。

1. 小売業における集金業務
2. サービス業における集金業務
3. 製造業における集金業務
4. 不動産業における集金業務
5. その他の業種における集金業務

それぞれ詳しく見ていきましょう。

業種1.小売業における集金業務

小売業の集金業務は、即時決済が中心で多くの取引を効率的に処理する必要があります。例えば、下記のような決済手段の提供など柔軟な対応が必要です。

家電量販店では購入金額が高額になることもあるため、決済の手段には限度額の上限を考慮します。

決済までの時間が売上に直結する小売業では、日々の入金状況を管理し資金の回転率を向上させることで、在庫の再調達などが迅速になり店舗の運営がスムーズになります。

反対に、決済が遅れると資金繰りに影響が出て、在庫の補充や新しい商品投入が遅れかねません。

こうした理由から、請求書払いなど入金までに時間がかかる方法ではなく即時決済の手段が好まれます。

業種2.サービス業における集金業務

サービス業では、顧客との契約に基づき多様な集金方法が選択されています。

例えば、フィットネスクラブや音楽配信サービスなどでは、毎月定期的に支払いが発生するケースが多いため、口座振替やクレジットカード決済が一般的です。

継続的に利用してもらうためには、コストをかけてサービスを提供し続ける必要があります。未回収金が増えると経営に影響が及ぶことから、迅速な入金確認が必要です。

業種3.製造業における集金業務

製造業では納品後の集金が多く、請求書に基づいた銀行振込が主な集金方法です。

例えば、自動車部品メーカーや機械設備会社など、製品の納品後に締め日で請求書を発行し、銀行振込で集金するケースです。

納品後の集金となり金額も大きいことが多いため、取引先との信頼関係が重要になります。

業種4.不動産業における集金業務

不動産業では、賃貸料や管理費の集金が主な集金業務になります。口座振替が広く使われており、毎月決まった日に入金があるため安定した収入を確保できます。

また、契約更新などにともなう集金では、物件の状態確認や修繕が必要になるケースがあります。

修繕の内容やタイミングについて顧客の了承を得る必要があるため、顧客とコミュニケーションを取ることが重要です。

顧客とのコミュニケーションがうまくいかないと、例えば修繕が必要な状態にもかかわらず放置されて修繕が遅れるなどのトラブルになりかねません。

業種5.その他の業種における集金業務

その他にも、医療機関での診療費は現金による集金が多く、教育機関では教材費などの追加の集金は現金、給食費は口座振替などに分かれるケースもあります。

機関や団体、地域によっても異なります。 

このように、業種別の特徴を理解し最適な集金方法を選択・実施することが重要です。

単なる集金業務の改善にとどまらず、資金繰りの安定化や顧客満足度の向上につながることを意識しましょう。

豊富な決済方法に対応して集金業務を効率化しよう

集金業務は、多様な決済方法への対応により管理やプロセスが複雑化しています。

顧客ごとの決済方法など、重要な顧客情報を一括管理しておけば、決済方法の変更時の対応もスムーズです。

NTTファイナンスでは、顧客情報管理から請求収納管理まで一元化できる「楽々クラウド決済サービス」を提供しています。

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