公共料金の請求書管理を効率化！課題から解決策まで徹底解説

公共料金の請求書管理は、一見シンプルに見えても現場では作業の煩雑さやコスト・法令対応の負担など、多くの課題が潜んでいます。特に拠点や契約が多い企業では、経理担当者の負担が大きくなりがちです。

本記事では、公共料金の請求書管理でよくある課題を整理したうえで、業務を効率化するための方法を解説します。自社に合った改善策を見つけるきっかけとしてご活用ください。

なお、NTTファイナンスでは通信会社などの料金を一つにまとめてご請求することで、経理業務を効率化できる「法人“ビリングONE”」を提供しています。

複数の拠点ごとにバラバラ届く請求書を1枚の電子請求書（紙請求も可）にまとめることで、支払い処理を1回にできる法人“ビリングONE”については、下記をクリックのうえ資料をダウンロードしてご確認ください。

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企業が抱える公共料金の請求書管理の課題

一見シンプルに見える公共料金の請求書管理ですが、実際の業務ではさまざまな課題が発生しています。多くの企業が直面している代表的な課題は次のとおりです。

1. 複数拠点・多種多様な請求書が生む管理の煩雑さ
2. 手作業による請求書処理の非効率性
3. 人件費や振込手数料など見えにくいコストの増加
4. 複雑化する法令対応への負担

課題1.複数拠点・多種多様な請求書が生む管理の煩雑さ

複数の事業所や店舗を展開する企業では、公共料金の請求書管理に関する業務が煩雑化する傾向にあります。主な理由は、下記のとおりです。

請求書の数が多くなると、それぞれの支払期限を見落としたり、支払いが遅れてしまったりするリスクも高まります。万が一支払いが遅れると、延滞料金が発生するだけでなく、電気や水道などのライフラインが停止するおそれもあります。

このように、請求書管理の煩雑さは経理部門の負担増加にとどまらず、企業経営全体の運営リスクにもつながる問題といえるのです。

課題2.手作業による請求書処理の非効率性

公共料金の請求書管理における手作業の処理は、業務の効率を下げる要因です。経理担当者が毎月行う主な請求処理を、下記にまとめました。

このような運用では業務負担が重くなるだけでなく、入力ミスや処理漏れといったヒューマンエラーのリスクも考えられます。特に、月末や年度末といった繁忙期には請求書処理が集中し、本来注力すべき業務に手が回らなくなることも少なくありません。

こうした状況が続けば、経理担当者の負担が増えるだけでなく、部門全体の生産性にも悪影響を与えるおそれがあります。

課題3.人件費や振込手数料など見えにくいコストの増加

公共料金の請求書管理には、人件費や振込手数料などのさまざまなコストが発生します。主なコスト要因は、下記のとおりです。

こうした費用は一つひとつは小さく見えても、積み重ねれば企業の利益を圧迫する原因になりかねません。

請求書管理の効率化は、業務の負担軽減だけでなく、コスト削減の観点からも取り組む価値の高い課題です。

課題4.複雑化する法令対応への負担

近年、公共料金の請求書管理において、法改正への対応が企業にとって大きな課題となっています。

その背景には、消費税法や電子帳簿保存法といった法制度の見直しが頻繁に行われていることがあります。法令が変わると社内の運用方法を柔軟に見直す必要があり、対応への負担も増大しかねません。

近年の制度変更による経理業務への影響は、下記のとおりです。

このような制度の変化に対応するには、経理担当者が最新のルールを正確に把握し、処理方法や保存体制を都度見直していく必要があります。対応が不十分であれば、企業全体のコンプライアンスリスクを高める要因にもなりかねません。

請求書管理における法令対応は、単なる事務的な対応ではなく、企業全体のリスク管理の観点からも、重要な経営課題としてとらえることが求められます。

公共料金の請求書管理・支払いを効率化する方法

公共料金に関する請求書の処理や支払いを効率化するための方法は、いくつかあります。ここでは、業務改善につながる代表的な手段を4つご紹介します。

1. 請求書を一元化する
2. 支払方法を見直す
3. 請求書管理システムの導入を検討する
4. 請求業務を外部委託する

順にみていきましょう。

方法1.請求書を一元化する

公共料金の請求書管理を効率化するうえで、効果的な方法の一つが「請求書の一元化」です。

電気・ガス・水道・インターネットなど複数の公共サービスに加えて、本社・支店・営業所といった拠点ごとに発行されていた請求書をまとめて管理・支払いできるようにすることで、経理業務の負担が軽減されます。

請求書の一元化には、大きく分けて次の2つの方法があります。

一部の電力会社やガス会社では、複数拠点分の請求書をまとめて発行するサービスを提供しています。同じ会社のサービスを利用している場合には、比較的スムーズに一元化が可能です。ただし、提供内容や利用条件、手数料などは会社ごとに異なるため、事前に確認しておきましょう。

異なるサービス会社の請求書もまとめて管理したい場合には、一括請求サービスの導入がおすすめです。

例えば、NTTファイナンスが提供する「法人"ビリングONE"」は、支払いタイミングが異なる請求書（対象：通信費・公共料金・その他） をNTTファイナンスが一度立て替え、お客さまに一括で請求できるのが大きな魅力です。

公共料金の請求書管理をよりスマートにできる「法人"ビリングONE"」のサービス資料は、下記のボタンより無料でダウンロードできます。ぜひお気軽にご覧ください。

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方法2.支払方法を見直す

公共料金の請求書管理を効率化するうえで、「どのように支払うか」は重要なポイントです。従来の銀行振込だけでなく、口座振替やクレジットカード払いを活用することで、支払業務の手間を減らし、管理をシンプルにできます。

下記は、主要な3つの支払方法について、利便性やコストなどの観点から比較した表です。

〇：利便性やメリットが高い　△：一部制限や注意点がある

それぞれにメリット・デメリットはありますが、「支払いの手間を減らしたい」「支払い忘れを防ぎたい」などのニーズがある場合は、特に口座振替やクレジットカード払いの導入が有効です。

また、支払方法が複数混在していると、それだけで管理が煩雑になってしまいます。できるだけ支払手段を統一することも、業務効率化の一つの手段です。

なお、下記の記事では、法人カードを使った公共料金支払いの手順やメリット、注意点などについて紹介しています。ぜひあわせてチェックしてみてください。

方法3.請求書管理システムの導入を検討する

請求書処理にかかる手間と時間を根本的に減らしたいなら、請求書管理システムの導入が有効です。システムを導入すると、請求書の受け取りから仕訳・承認・支払・保管までの流れを自動化でき、経理業務全体の効率を上げられます。

主な機能には、次のようなものがあります。

システム導入には初期費用や月額の運用コストが発生するため、導入効果とのバランスを見極めることが大切です。また、システムごとに対応範囲や機能も異なります。自社の業務フローや請求書の量に合ったものを選びましょう。

方法4.請求業務を外部委託する

請求書の受け取り、仕訳、支払などの処理を専門業者に外部委託することも、業務効率化につながる手段の一つです。日々発生する細かな作業をプロに任せることで、経理担当者の負担を軽減し、本来注力すべき業務に集中できます。

請求業務を専門に扱う業者の主な特長は、下記のとおりです。

法改正においては、自社でその都度運用を見直す手間を大幅に省けることから、コンプライアンスリスクの低減にもつながります。

ただし、委託には一定のコストがかかるため、導入前には費用対効果や自社業務との相性をしっかり見極めることが重要です。

また、請求書データを外部に預ける以上、情報セキュリティへの配慮も欠かせません。委託先のセキュリティ対策が万全か、信頼できる業者かどうかを口コミや実績なども参考にして、慎重に検討しましょう。

NTTファイナンスの「法人"ビリングONE"」で請求書管理を効率化しよう

業務の複雑化が進む中で、請求書管理の負担を減らし、経理業務を効率化したいという悩みを解決できるのが、NTTファイナンスの「法人"ビリングONE"」です。

本サービスは、煩雑になりがちな請求業務を見直し、経理業務の生産性を高めるためのプラットフォームとして、多くの企業で活用されています。

ここでは、「法人"ビリングONE"」のサービス概要と導入のメリット、実際に利用している企業の導入事例を紹介します。

• 「法人"ビリングONE"」とは？
• 「法人"ビリングONE"」を導入する3つのメリット
• 「法人"ビリングONE"」の導入事例

「法人"ビリングONE"」とは？

「法人"ビリングONE"」は、通信費や公共料金などのさまざまな請求書を一括で管理・精算できるNTTファイナンスの一括請求サービスです。電気・ガス・水道・電話・インターネットなど、企業活動に欠かせない日常の費用をひとまとめにし、立替払いまで代行します。

企業側は、NTTファイナンスから届く1枚の請求書を確認し、月に一度まとめて支払うだけでOKです。その結果、経理担当者の作業は大きく軽減され、煩雑な管理業務や人的ミス、不要なコストを抑えられます。

「法人"ビリングONE"」を導入する3つのメリット

「法人"ビリングONE"」を導入することで得られるメリットは次の3つです。

1. 経理業務の属人化を防止できる
2. 支出の可視化でコストを最適化できる
3. 支払データの取り込みでミスを防止できる

メリット1.経理業務の属人化を防止できる

「法人"ビリングONE"」は、請求情報の整理や支払データの出力、組織別の費用管理などをシステム上で自動化・標準化できるため、特定の担当者に依存しない運用体制を構築できます。

担当者の異動や退職があっても、業務が滞ることなく引き継がれるため、経理業務の属人化を防ぎ、安定した業務継続が実現します。

メリット2.支出の可視化でコストを最適化できる

複数の拠点や部門にまたがる支出を一つの画面で把握できるため、全体のコスト構造が明確になります。不要な契約の洗い出しや使われていない回線の整理、拠点ごとの費用比較などが可能となり、余分な支出の削減や予算管理の精度向上につながります。

単なる請求処理の効率化にとどまらず、経営判断を支える情報基盤としても活用できる点が大きな強みです。

メリット3.支払データの取り込みでミスを防止できる

「法人"ビリングONE"」は、仕訳情報を含む支払データをCSV形式で出力でき、自社の会計システムへそのまま取り込むことが可能です。

手作業での入力が不要になるため、業務の手間が大幅に軽減され、入力ミスや転記漏れなどのヒューマンエラーのリスクも最小限に抑えられます。

「法人"ビリングONE"」の導入事例

「法人“ビリングONE”」は、多くの企業や自治体で導入され、経理業務の課題解決に活用されています。導入の背景や効果がわかる具体的な事例をご紹介します。

• A社（ビル管理業）
• B社（医療機器関連）
• C市（自治体）

A社（ビル管理業）

A社は、首都圏を中心に多くの商業施設やビルの管理を手がける大手ビルマネジメント企業です。

約800回線におよぶ通信費の請求処理が経理部門の大きな負担となっていましたが、「法人"ビリングONE"」の導入により、業務の効率化とコストの見える化を同時に実現しました。

「法人"ビリングONE"」の請求書の一元化や明細の可視化といった機能により、A社が抱えていた煩雑な処理や遊休回線の見落としといった課題の解消に貢献しました。

多数の回線や拠点を管理している企業、または経費の見直し・業務効率化を同時に進めたい企業にとって、導入効果が期待できるサービスです。

B社（医療機器関連）

医療機器関連のB社では、全国に拠点を展開し多数の通信回線を日常的に利用しています。

セキュリティ強化のため複数の通信事業者と契約していたことから、請求書が分散するなどの課題がありました。

この課題を解消するために「法人"ビリングONE"」を導入し、請求処理の効率化と柔軟な支払対応の実現に成功しています。

B社のように、拠点ごとの費用按分や複数業者との契約で請求処理が煩雑な企業には、「法人"ビリングONE"」が効果的です。請求の一元化や支払期日の調整、データ管理機能により、経理の効率化と働き方の見直しを同時にサポートします。

C市（自治体）

C市では、公共インフラの運用にともない多数の通信回線を利用しており、その通信費の処理が経理担当者の大きな負担となっていました。

「法人"ビリングONE"」を導入したことで、納品書の開封や振込作業が不要となり、経理業務にかかる時間の大幅な軽減につながっています。また、会計システムとの連携によって、さらなる業務効率化も視野に入れた運用体制を構築しています。

C市のように、通信回線の管理や経理処理の負担が大きい自治体にとって、「法人"ビリングONE"」は業務効率化に役立つサービスです。納品書や振込作業が不要になり、会計システムとの連携で処理の標準化も進みます。

その他の事例については、下記のボタンより「法人"ビリングONE"」の導入事例資料をダウンロードできますので、どうぞご覧ください。

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公共料金の請求書に関する課題はシステム導入で解決しよう！

公共料金の請求書管理には、手作業による非効率性やコストの見えにくさ、法令対応の複雑さなど、多くの課題が潜んでいます。そのまま放置すれば、経理担当者の負担が増えるだけでなく、企業全体のリスクにもつながりかねません。

請求書管理や支払業務の効率化には、自社の状況に応じた仕組みづくりや運用の見直しが重要です。請求書管理をよりスマートにする第一歩として、まずは自社の現状を把握し、課題や改善の余地を洗い出してみましょう。

下記の記事では、公共料金の支払い代行サービスについて紹介していますので、あわせてご覧ください。