インボイス制度対策でやることリスト！売り手側と買い手側の完全ガイド

インボイス制度とは、インボイス（適格請求書）を用いて本来事業者が納めるべき消費税額を明確にする制度です。

2023年10月から制度が開始され、あらゆる企業がインボイス制度への対応を進めています。

しかし、「インボイスを導入する際に、何をやれば良いのかわからない」と不安に感じる方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、下記の内容を解説します。

• インボイス制度対策でやることリスト
• インボイス制度にうまく対応するためのポイント
• インボイス制度に対応したおすすめのツール

売り手側・買い手側に分けてインボイス制度対策でやることリストを紹介しますので、ぜひチェックしてみてください。

なお当サイトでは、インボイス制度の概要や対策を事業者別にまとめた資料を無料配布しています。

インボイス制度の基礎から対策まで知りたい方は、下記のバナーからお気軽にダウンロードしてお役立てください。

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【一覧】インボイス制度でやることリスト

上記の図のように、インボイス制度でやることは、売り手側である受注者と買い手側である発注者とで異なります。

それぞれ詳しく解説しますので、ご自身の立場にあう方をタップしてご確認ください。

＞＞「売り手」側を見たい方はこちら＜＜
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インボイス制度のやることリスト｜売り手側【4項目】

売り手側は、受注者や請求書発行者のことです。インボイス制度で売り手側がやることは、下記の4つが挙げられます。

1. 適格請求書発行事業者として登録する
2. 請求書をインボイス形式に合わせたレイアウトに変更する
3. 発行したインボイス（適格請求書）を保存・保管する
4. 取引先へ知らせる

最初にお伝えしておくと、インボイスが発行できる適格請求書発行事業者として登録するかどうかは事業者の任意です。

登録するか迷っている方は、インボイス制度のメリット・デメリットや必要性についても解説している下記の記事をご覧ください。

項目1.適格請求書発行事業者として登録する

売り手側が最初にすべきことは、適格請求書発行事業者としての登録です。

適格請求書発行事業者になるには、下記の「適格請求書発行事業者の登録申請書」を記入し、税務署への提出が必要です。

引用：［手続名］確定申請書発行事業者の登録申請手続（国内事業者用）｜国税庁

記載方法は、法人と個人事業主で異なります。国税庁から記載例を載せた資料が出ていますので、必要な方は下記からご覧ください。

• 【法人】登録申請書の記載例
• 【個人事業主】登録申請書の記載例

なお、適格請求書発行事業者の登録申請書の提出先は次の3つがあります。

1. 窓口で提出：管轄する税務署に提出する
2. 郵便による提出：管轄地域の「インボイス登録センター」に送付する
   ※インボイス登録センターの住所は、国税庁のWebサイトで確認可能
3. e-Taxで申請：e-Taxソフトを利用して申請する

項目2.請求書をインボイス形式に合わせたレイアウトに変更する

続いて、請求書をインボイス形式に合わせたレイアウトに変更します。インボイスで必要な記載事項は、下記の6つです。

出典： 適格請求書等保存方式の概要｜国税庁

現行の区分記載請求書の記載項目に「1.登録番号」「4.適用税率」「5.税率ごとの消費税額等」が追加されました。

インボイス（適格請求書）のフォーマットは下記のとおりです。

引用：適格請求書等保存方式の概要｜国税庁

なお、インボイスのレイアウトは法令で規定されていません。したがって、必要事項が記載されていれば、どのような形式のインボイスでも問題ないことを覚えておきましょう。

項目3.発行したインボイス（適格請求書）を保存・管理する

売り手側は、発行したインボイス（適格請求書）の控えの保存義務があります。

下記のとおり、発行したインボイスは保管期間が定められており、期間が過ぎるまで適切に保管し続けなければなりません。

参考：5適格請求書の写しの保存｜国税庁

適格請求書は、納税地区または取引に関わる事務所に保管しましょう。

なおインボイスは、紙と電子データどちらの形式でも保存できます。しかし、電子帳簿保存法の改正にともない電子データで授受した書類は、電子データで保存しなければなりません。

インボイスの控えの保存や管理については、「社内でのルール化」で効率よく対応するのがおすすめです。

そこで当サイトでは、社内のルール化に役立つ「電子データの保存方法についてまとめた資料」を無料で配布しています。

電子帳簿保存法の概要から電子データの保存方法までまとめて知りたい方は、下記のボタンをクリックのうえガイド集をダウンロードしてお役立てください。

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項目4.取引先へ知らせる

税務署による審査を経て登録が完了したら、事前に取引先へ「登録番号」と「インボイスを発行できること」を伝えましょう。

登録番号を通知していないと、取引先は仕入税額控除を適用できません。

案内方法は、書面やメールがおすすめです。書面やメールでの案内は記録が残るため、後から内容を確認できます。

また、インボイスを機に紙の請求書から電子請求書へ切り替える場合は、取引先とのやり取りのすり合わせも必要です。

紙ベースで請求書を希望する取引先は、電子化に抵抗を示すおそれもあります。

取引先に案内する際は、電子化する理由や電子化で得られる双方のメリットを伝えると賛同を得やすいです。

下記の記事では、請求書をペーパーレス化するメリットや進め方を詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

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インボイス制度のやることリスト｜買い手側【3項目】

買い手は支払う側で、発注者・請求書受領者のことです。インボイス制度対策で買い手側がやることは、下記の3つが挙げられます。

1. 取引先にインボイス申請状況の確認をする
2. 受領した請求書の保存・保管方法を検討する
3. インボイス制度に関する経過措置を確認する

本章では、これまで領収書や請求書を受け取っていた事業者がどのようにインボイス制度に対応すべきかをまとめました。

それでは、順番にみていきましょう。

項目1.取引先にインボイス申請状況の確認をする

買い手側がまずやることは、取引先が適格請求書発行事業者であるのかの確認です。

前提として、インボイスの発行ができない事業者だと、仕入税額控除が受けられません。

インボイスが発行ができない事業者との取引は、消費税の納付額が増えてしまうため、適格請求書発行事業者であるのか事前に確認する必要があります。

インボイスの申請状況の確認方法は、次の2つです。

一つ目の取引先に直接連絡して確認する方法では、「自社のインボイス番号の通知と依頼を兼ねた文章」を作成し、取引先の登録状況を確認します。

通知書を郵送したりメールを取引先に送ったりすることは、取引先がインボイス登録しているかの確認と、自社がインボイスに対応していることを取引先に認識してもらうために効果的です。

二つ目は、インボイス発行事業者の情報が公表されている国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトから確認する方法です。

こちらのサイトでは、取引先から受領された請求書などに記載された番号が、インボイス登録番号であるのか、その番号が有効なものか確認できます。

なお、取引先が免税事業者の場合、控除できない金額がいくらになるのか想定しておくことも大切です。

経過措置を使用しても負担金額が大きくなりすぎてしまう場合は、取引内容や条件を変更するなどの交渉も必要となってきます。

項目2.受領した請求書の保存・保管方法を検討する

仕入税額控除を受けるには、インボイスの受取と保存が必要です。インボイスの保存期間は、売り手側と同じ期間で定められています。

参考：NO.6625適格請求書等の記載事項｜国税庁

また、紙で保存する場合は手間やコストがかかるため、紙で交付されたインボイスをスキャナ保存することが合理的と言えます。

ただし、スキャナ保存は電子帳簿保存法に対応した文書保管が必須です。インボイスの電子帳簿保存法に関する情報を詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

項目3.インボイス制度に関する経過措置を確認する

インボイス制度は、2029年9月30日まで仕入税額控除の経過措置があります。経過措置とは、免税事業者との取引をしている課税事業者の負担を減らすための制度です。

仕入税額控除の経過措置が設けられることで、課税事業者は経過措置の期間中にインボイスがなくとも、一定割合の仕入税額控除が認められます。

経過措置が適用できる期間と割合は、下記のとおりです。

参考：5経過措置｜国税庁

経過措置を活用するには、請求書の保存と該当する経過措置に適用することを帳簿に書くなど、制度を利用している旨がわかるようにしておく必要があります。

その他にも要件があるので、詳しく知りたい方は国税庁のWebサイトもご確認ください。

なお当サイトでは、買い手側向けのインボイス制度のポイントをまとめた資料を無料で配布しています。

どのような対応をすればいいか苦慮している方にとって有益な情報をまとめているので、下記のボタンよりクリックのうえお気軽にダウンロードしてください。

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インボイス制度にうまく対応するための3つのポイント

本章では、インボイス制度にうまく対応するためのポイントを3つ紹介します。

1. インボイスに適したフォーマットの準備
2. 社内の周知や業務プロセスの再構築
3. インボイス制度に適応したシステムの導入を検討

これらのポイントを押さえることで、効率的にインボイス制度の導入が進められます。それでは順番にみていきましょう。

ポイント1.インボイスに適したフォーマットの準備

インボイスは、売り手が買い手に対して、預かる消費税を正確に伝える必要があります。

現行の区分記載請求書から追加になった、3つの項目を含むフォーマットの準備が必要です。インボイスのフォーマットを作ることで、記入漏れを防ぎ、請求書発行にスムーズに対応できます。

また、インボイスは「適格請求書」と呼ばれますが、インボイスに必要事項を記載していれば、納品書や領収書・レシートなど請求書以外の書類でもインボイスとして使用できます。

自社で使用するインボイスのフォーマットを準備し、業務効率化に役立てましょう。

なお、インボイスに適したフォーマットについて、詳しくは本記事内の「請求書をインボイス形式に合わせたレイアウトに変更する」で解説しています。

ポイント2.社内の周知や業務プロセスの再構築

インボイス制度の導入にともない、従業員への周知や業務プロセスを再構築することが大切です。万が一、インボイスに不備があると取引先が仕入税額控除ができません。

インボイスの社内周知では、インボイス制度についての社内説明会を開催するなどの方法があります。

業務プロセスの再構築は、今実施している業務一つひとつの改善を意味します。

特にインボイス対応に必要な「経理業務」においては、システム化されていない業務も少なくありません。

この点、営業が受け取ったインボイスの確認方法や煩わしい数字の集計は、システムに任せることが可能です。

このように、業務プロセスの一つひとつを改善していくとスムーズな業務フローの作成につながります。

なお、経理業務フローの作成については下記の記事で詳しく解説しているので、気になる方はぜひご覧ください。

ポイント3.インボイス制度に対応したシステムの導入を検討

インボイス制度は、請求書の記載項目や仕入税額控除を受けるための要件が変わることから、経理担当者の業務が増えます。

また、インボイスとそうでない請求書の振り分けも必要となり、なおかつ不備があってはならない作業のため、経理担当者が疲弊しかねません。

このような事態に陥らないためにも、インボイス制度に対応した会計システムや請求書ソフトの導入を検討することをおすすめします。

次章でインボイス制度に対応したシステムを紹介しますので、ぜひこのまま読み進めてみてください。

インボイス制度に対応するためのおすすめツール3選

インボイス制度に対応するおすすめのツールは、下記の3つです。

1. 一括請求サービス
2. 請求代行サービス
3. 電子帳簿保存サービス

それぞれの特徴を理解して、ツールを選ぶ際の参考にしてください。

ツール1.一括請求サービス：異なる支払い期日の請求書を統合

一括請求サービスは、支払い期日が異なる請求書を1つにまとめるサービスです。

請求書の仕訳処理や会計システムへの入力など、請求書の受け取りに関連する業務を代行してもらえます。

例えば、NTTファイナンスの 「法人"ビリングONE"」なら、請求書情報の詳細画面で消費税率ごとの金額も確認でき、セキュリティ対策も徹底しています。

Web上で請求書の一元的な管理ができる「法人"ビリングONE"」のサービス資料は、下記から無料ダウンロードしてご覧ください。

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ツール2.請求代行サービス：請求から回収までを代行

請求代行サービスは、取引先への請求書の発行や回収業務などを外部に委託できるサービスです。

請求書の発行や入金受付、支払い催促など手間のかかる業務の負担を大幅に削減できます。

例えば、NTTファイナンスの「楽々クラウド決済サービス」では、料金請求・料金回収・顧客管理をワンストップで自動化できます。

収納状況はクラウド上で管理している情報に自動反映されるため、入金チェックへの負担を大幅に削減することが可能です。

BtoBだけではなくBtoCにも対応している「楽々クラウド決済サービス」の詳細が気になる方は、お気軽にサービス資料をダウンロードしてください。

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ツール3.電子帳簿保存サービス：電子データの受領・保存

電子帳簿保存サービスは、所得税法や法人税法に関する帳簿や書類に関して、紙ではなく電子データとして保存するサービスです。

インボイスの控えも、電子帳簿保存法の要件を満たした状態で安全に保管できます。

なお、NTTファイナンスの「楽々クラウド電子帳簿保存サービスby ClimberCloud」は、月額900円から利用可能です。

電子帳簿保存法のすべての保存区分に対応しており、電子帳簿保存法を深く把握していなくても法令に準拠した税務処理業務ができます。

インボイス制度を導入し、取引先との請求書のやり取りを電子化したい企業におすすめの本サービスに関する詳細は、下記のバナーをクリックのうえご確認ください。

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インボイス制度のやることリストを活用しスムーズに対応しよう

インボイス制度でやるべきことに対応しようとすると、売り手側・買い手側の双方とも経理業務の煩雑化が予想されます。

自社だけでの対応だと業務の効率を損なうおそれがあるため、インボイスに対応するシステムを導入することがおすすめです。

なお電子帳簿保存法の改正により、電子データでやり取りしたインボイスは電子帳簿保存法に則った方法で保存しなければなりません。

電子帳簿保存法には、改ざん防止のためのタイムスタンプの付与や検索機能の確保などの要件があり、またインボイス制度と電子帳簿保存法は切っても切り離せない関係にあります。

当サイトでは、電子帳簿保存法の改正ポイントと対策がわかる資料を無料配布していますので、下記のバナーからお気軽にダウンロードしてご活用ください。

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